Från praktikant till ambassadörens assistent – elva år på Finlands ambassad

”Vad gör du där på ambassaden?” är en fråga jag ofta får när min arbetsplats kommer på tal, till exempel i samtal med min sambos släktingar eller föräldrar på min sons förskola. Som en typisk blygsam finländare är det lätt att svara att det är som vilket vanligt kontorsjobb som helst, men det är ju ändå så mycket mer än så.

 

För många känns en ambassad som arbetsplats väldigt spännande och nästan lite hemlig. Den första kopplingen många gör är oftast till pass, vilket är helt korrekt eftersom ambassaderna hjälper sina med medborgare med olika frågor och utfärdar ID-handlingar. Det kan ändå överraska många att vi är cirka 30 personer som jobbar på ambassaden i Stockholm med mycket varierande arbetsuppgifter.

Ambassadens personal består av sju utsända diplomater från Finlands utrikesministerium men de flesta medarbetarna är lokalt anställda. Tre av dem jobbar på Finlands ambassadörs historiska residens vid Kungsträdgården, som även kallas De Geerska palatset, resten jobbar på ambassaden vid Gärdet. Personalförändringar är någonting vad man behöver bli van vid när man jobbar på en ambassad, särskilt då det gäller de utsända diplomaterna som följer en rotation på 3–4 år och flyttar mellan Helsingfors och beskickningar runt om i världen.

Jag har själv börjat på ambassaden som praktikant på konsulatet under våren 2015, helt ovetande om hur mycket den praktiken skulle ändra mitt liv. Min praktik varade i fem månader och efter det blev jag erbjuden att jobba kvar på konsulatet. Jag kunde förlänga mitt hyreskontrakt för rummet jag hyrde på Brommaplan och bestämde mig att stanna. Till slut blev min fem månader långa praktik fyra år på konsulatet innan jag hösten 2019 började som assistent till den biträdande beskickningschefen. I dag har jag äran att jobba som vikarie för ambassadörens assistent och vill gärna dela med er vad det innebär.

Inte bara vanligt kontorsjobb

De vardagliga arbetsuppgifterna som assistent handlar om att hålla ordning på ambassadörens kalender, boka möten, svara på inbjudningarna och planera resor inom Sverige och Finland. Assistenterna spelar även en viktig roll vid olika tillställningar. Varje år ordnas det tiotals seminarier i ambassadens bankettsal och över hundra representationstillställningar på Finlands residens.

Den största mottagningen ordnas förstås på Finlands självständighetsdag vilket oftast blir årets höjdpunkt och på sätt och vis en avslutning på året, trots att vi alltid har något på gång! Större mottagningar behöver naturligtvis mer planering men varje tillställning är lika viktig för oss.

Eftersom Sverige är Finlands närmaste partner på stort sett alla områden tar vi även emot väldigt många högnivåbesök från Finland. Det kan till exempel vara republikens president, någon av våra nitton ministrar eller ett utskott från riksdagen som besöker Stockholm. Att organisera ett besök kräver alltid ett större team inklusive en assistent som håller trådarna med de praktiska frågorna. Alla detaljer ska sitta och det är många saker som man ska ta reda på, dubbelkolla och planera. Och det viktigaste: man får aldrig glömma bort att vara beredd för förändringar i sista minuten. Ett lästips är min kollega Emma Koivunens krönika från juli, Bakom kulisserna under högnivåbesök, om du ännu inte hunnit läsa den.

Det att min fem månaders långa praktik har redan blivit elva år på ambassaden säger en hel del om hur intressant jobbet är, hur väl jag trivs och vilka möjligheter det ger att utveckla sig. Jag känner mig privilegierad för att få jobba för Finland i en sådan fin ambassad som Finska borgen tillsammans med otroligt kunniga kollegor.

Jag är väldigt förväntansfull vad de kommande åren kommer att föra med sig, och inte minst nästa år när Finland fyller hela 110 år och vår fina ambassad på Gärdet 25 år!