Bakom kulisserna under högnivåbesök

Om alla högnivåbesök från Finland till Sverige under de senaste åren räknades ihop skulle Sverige troligen hamna på första plats bland Finlands beskickningar. När jag började jobba på ambassaden kunde jag inte föreställa mig hur många ministrar, delegationer och programutkast skulle passera genom min inkorg under de kommande åren. I denna bloggtext vill jag bjuda på en glimt bakom kulisserna och dela med mig av några lite roliga och inte minst överraskande händelser under de besök som jag har stött på under mina tre år på ambassaden.

Jag började min tjänst som koordinator i april 2023, precis efter riksdagsvalet i Finland. En ny regering med nya ministrar innebär en hel del utlandsbesök, och traditionellt går den första utlandsresan till Sverige, Finlands närmaste bilaterala partner. Det har inneburit intensiva tider för Finlands ambassad i Stockholm.

Jag har fått äran att jobba med tiotals, om inte hundratals, högnivåbesök. Ibland kallar vi oss själva för en resebyrå och ambassadören har till och med döpt mitt team till ”magistrar i besökskunskaper”. Även om många detaljer återkommer från besök till besök är varje besök ändå unikt och kräver noggranna förberedelser. Besöksprogrammen kan vara så pass minutiösa att det framgår att intervjun med korrespondenten äger rum kl. 13.30–13.37, eller att bagaget ska lämnas än här, än där under dagen.

Uttrycket ”väl förberett är hälften vunnet” stämmer verkligen när det gäller högnivåbesök. För att allt ska fungera smidigt, behöver varje liten detalj vara genomtänkt. Men trots alla noggranna förberedelser kan det alltid hända något oväntat och mycket av arbetet syns aldrig utåt. Det känns som en stor framgång om ingen märker att något oväntat hände, eller att något höll på att gå fel, då situationen hann lösas innan den blev ett problem.

Det finns inget dåligt väder, bara dåliga kläder, brukar man säga. Men ibland finns det väder som gör att inga flyg lyfter från Helsingfors.

Under en vacker vårdag i april höll en snöstorm i Helsingfors på att sätta käppar i hjulet för ett besök när hälften av delegationen fortfarande befann sig på Helsingfors-Vanda flygplats, medan Stockholm bjöd på strålande solsken. Det kändes surrealistiskt att i ett soligt Stockholm koordinera vilka som var på väg hit, vilka som fortfarande satt fast i snökaoset i Helsingfors, och hur programmet eventuellt behövde justeras. Tack vare snabba lösningar hann nästan alla komma på plats och resten av besöket gick galant.

Högnivåbesök betyder också att ambassaden tar fram bakgrundsinformation som underlag till gästerna. Det kan vara uppgifter om ett särskilt politikområde eller generell information om till exempel den ekonomiska situationen i landet.

Därtill är det viktigt att besökare känner till de personer som de ska träffa och därför sammanställer ambassaden ofta korta biografier. I samband med ett besök fick vi besked om bordsplaceringen med mycket kort varsel. Inom en timme hade jag och min kollega skrivit sex biografier och jag hade till och med hunnit cykla till hotellet för att lämna in dokumenten för besökaren. Efter otaliga turer mellan ambassaden, olika hotell, mötesplatser och evenemang har cykeln blivit en av mina viktigaste arbetsredskap.

På ambassaden i Stockholm använder vi i vardagen både det svenska och det finska språket. Vid ett tillfälle fick en kollega och jag öva oss i både våra kunskaper i finsk gastronomi och våra kalligrafifärdigheter när en meny skulle översättas till finska och skrivas för hand strax före en mottagning. Med kombinationen av översättningsappar, mänsklig bedömning och erfarenhet av att kolla matlagningsreality blev menyerna fullt begripliga och till och med ganska sofistikerade med ord som tuile och granskott.

Ett besök kan också ha så många rörliga delar att det utöver själva programmet finns ett eget program för ambassadens personal. Det görs för att säkerställa att alla vet var de ska vara och att alla besökare kommer att tas hand om. Ett exempel på ett sådant besök var det historiska mötet mellan de finska och svenska regeringarna i Stockholm i september 2024. Utöver att vara ett strålande bevis på den nära bilaterala relationen mellan Finland och Sverige var besöket också ett bra exempel på hur hela ambassaden arbetar tillsammans.

Under några intensiva dagar hade nästan alla på ambassaden en roll i genomförandet. När programmet omfattar flera ministrar och parallella programpunkter krävs insatser från hela personalen. Alla, oavsett arbetsuppgifter, bidrog till att säkerställa att besöket löpte smidigt samtidigt som ambassadens dagliga verksamhet fortsatte som vanligt. Det är i sådana stunder man verkligen ser styrkan i ett välfungerande team.

Det som alla dessa händelser har gemensamt är att man måste kunna fatta beslut under press och vara flexibel i snabbt föränderliga situationer. När det gäller högnivåbesök lär man sig snabbt att vara beredd på nästan vad som helst. Arbetet kräver noggrannhet, men samtidigt förmågan att snabbt anpassa sig när förutsättningarna förändras. Ofta handlar det om att ligga ett, eller helst tre, steg före.

Samtidigt kan jag konstatera att vi har väldigt roligt på jobbet, särskilt när tempot är högt och mycket händer på en gång. Det är en ära att få arbeta tillsammans med engagerade och kunniga kollegor, och vårt team fungerar verkligen som en väloljad maskin.

Det finns också något alldeles speciellt i att få representera sitt hemland utomlands. Jag är övertygad om att åren på ambassaden kommer att vara några av de minnen jag fortfarande bär med mig den dag jag sitter i gungstol på äldre dar.