Hinweise für finnische Unternehmen bei VN-Beschaffungen

Die Vereinten Nationen kaufen jährlich Produkte und Dienstleistungen in Höhe von 25 bis 30 Milliarden Dollar und bieten dadurch eine Alternative für den globalen Markt. Die Zusammenarbeit mit den VN bietet finnischen Unternehmen und Organisationen hervorragende Möglichkeiten, ihre Kunden zu diversifizieren und gleichzeitig ihr Wissen über die Schwellenmärkte zu erweitern. Das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten und seine Vertretungen beobachten aktiv die Beschaffungen von VN-Organisationen und fördern in Zusammenarbeit mit dem Team Finland-Netzwerk die Teilnahme finnischer Unternehmen.

Die VN sind ein verlässlicher Partner, der den Anbietern von Dienstleistungen und Waren finanzielle Stabilität bieten kann. Sie schätzt eine langfristige Zusammenarbeit mit Unternehmen aller Größenordnungen. Viele VN-Organisationen ermutigen die Finnen mit wettbewerbsfähigen Innovationen z. B. in Bereichen saubere Energie, Gesundheit, Wasser und Digitalisierung, sich direkt an sie zu wenden.

Die Vorstellung neuer Innovationen könnte den Weg zu Ausschreibungen ebnen. Das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten und die Vertretungen können die Kontakte unterstützen, damit die Unternehmen ihre Innovationen bereits in einer frühen Phase eines möglichen Beschaffungsprozesses vorstellen können. Wenn ein Unternehmen die ersten internationalen Referenzen benötigt, können bei Finnpartnership Fördermittel für die Pilotierung mit einer für ODA qualifizierten internationalen Organisation beantragt werden.

Damit ein Unternehmen auf diesem Markt erfolgreich sein kann, müssen seine Finanzen in Ordnung sein. Die Erfahrung mit Exporten, insbesondere in den Schwellenmärkten, ist ein großer Vorteil. Darüber hinaus muss ein Unternehmen über eine eigene Ressource für die VN-Beschaffungen verfügen, die in der Lage ist, sich auf diese Arbeit zu konzentrieren. Wenn ein Unternehmen schlüsselfertige Lösungen, Produkte oder Dienstleistungen aus Fachgebieten anbieten kann, in denen der Wettbewerb niedrig ist, oder wenn es bereits gute und funktionierende Partnerschaften in den Schwellenmärkten hat, wird dies die Glaubwürdigkeit bei den VN erhöhen.

VN als Kunde

Die VN sind ein Netzwerk aus etwa hundert Organisationen, Agenturen, Programmen und Fonds. Sie strebt bei allen ihren Tätigkeiten Transparenz und Gleichheit an. Dies spiegelt sich auch in den VN-Beschaffungsprozessen wider, die durch öffentliche Ausschreibungen über das eigene VN-Portal, United Nations Global Marketplace (UNGM), durchgeführt werden.

Jede VN-Organisation hat ihre eigene Beschaffungspraxis, was zu unterschiedlichen Anforderungen an Waren und Dienstleistungen führt. Diese Unterschiede ergeben sich aus den Zielen und Grundsätzen der Organisationen. Die VN können über ihre Hauptsitze, Landbüros und Dienstleistungszentren Beschaffungen tätigen. Ziel der Beschaffungen ist die rasche Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen nach folgenden Grundsätzen:

• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis: Suche nach günstigsten Angeboten.
• Nachhaltigkeit, Ehrlichkeit und Transparenz: Gewährleistung der Transparenz und des ethischen Handelns.
• Fairness und effektiver Wettbewerb: Aufrechterhaltung fairer und wettbewerbsfähiger Beschaffungsprozesse.
• Vorteil der VN-Organisationen: Die eigenen Bedürfnisse und Ziele der VN-Organisationen werden priorisiert.

Der Verkauf an die VN kann manchmal herausfordernd vorkommen. Sie bietet jedoch interessante Geschäftsmöglichkeiten und es lohnt sich, diese zu prüfen. Die VN tätigen die Beschaffungen nach verschiedenen Kategorien (Procurement Categories) und verwendet in der Klassifizierung die UNSPSC-Codes (United Nations Standard Products and Services Code). Diese Codes bieten ein einheitliches Klassifizierungssystem und helfen den VN, ihre Beschaffungen effizient und genauer zu verwalten. Nachfolgend finden Sie Kategorien, anhand derer Sie herausfinden können, ob für die Produkte und Dienstleistungen Ihres Unternehmens eine Nachfrage besteht.

VN-Beschaffungsportal – United Nations Global Marketplace (UNGM)

Die VN wollen transparent und unparteiisch handeln. In der Praxis bedeutet dies, dass die VN fast alle Ausschreibungen auf ihrem eigenen Beschaffungsportal (UNGM) veröffentlichen. Die größten Beschaffungsorganisationen der VN, die gute 30 sind, betrachten dieses Portal als bevorzugten Kanal für die Veröffentlichung ihrer öffentlichen Ausschreibungen. Bevor Anbieter von Waren oder Dienstleistungen mit den VN zusammenarbeiten können, müssen sie sich auf dem Portal registrieren lassen, über das sie vom Personal der VN gefunden werden. Die eigene Sichtbarkeit des Lieferanten hier ist wichtig, zumal die VN nach den potenziellsten Verkäufern suchen. Wer an die VN verkauft, oder ein Verkäufer zu werden beabsichtigt, sollte das UNGM-Portal aktiv besuchen, um sowohl öffentliche Ausschreibungen (Procurement Opportunities) als auch Verträge mit den VN und verschiedenen Lieferanten (Contract Awards) zu prüfen.

Es lohnt sich, die getroffenen Vereinbarungen genauer zu prüfen, weil sie beispielsweise Informationen darüber enthalten, wer den Vertrag gewonnen hat und wie hoch der Betrag im Vertrag ist. Über diesen Weg können Sie auch Kontakt mit der für das VN-Übereinkommen zuständigen Person aufnehmen und weitere Informationen anfordern. Darüber hinaus könnten diese veröffentlichten Verträge dazu beitragen, Möglichkeiten für die Teilnahme an Unterauftragsnetzen zu finden, insbesondere wenn der Direktverkauf an die VN eine Herausforderung darstellt.

Viele VN-Organisationen nutzen verschiedene elektronische Beschaffungssysteme (eProcurement portals), die sie entweder als eigenständige Lösungen oder als integriert am UNGM-Portal nutzen können. Diese elektronischen Systeme optimieren den Beschaffungsprozess, indem sie die einzelnen Schritte der verschiedenen Beschaffungsformen der VN digital verwalten. Sie unterstützen Prozesse, bei denen die von den Lieferanten eingereichten Angebote offiziell geöffnet und geprüft werden. Elektronische Systeme kommen auch zum Einsatz, wenn die Angebote der Lieferanten verglichen werden oder wenn über die Vergabe eines Auftrags entschieden wird.

Das VN-Beschaffungsportal enthält neben Informationen zu offenen Ausschreibungen und abgeschlossenen Verträgen viele weitere nützliche Informationen. Nachfolgend sind zwei wichtige Links, die Sie sich genauer ansehen sollten:

• Knowledge Centre (ungm.org) bietet Informationen über den VN-Markt, Beschaffungstools und e-Lernkurse.
• UNGM Help Center gibt praktische Tipps zur Registrierung auf dem VM-Beschaffungsportal, bietet aber auch weitere Informationen zu Beschaffungen.

VN-Kooperation erfordert Kenntnisse über die Beschaffungsformen

Die Vereinten Nationen arbeiten unter sehr anspruchsvollen und herausfordernden Bedingungen auf der ganzen Welt und bieten den Unternehmen gleichzeitig Zugang zu den globalen Märkten. Diese sind jedoch nur einer von vielen Märkten, in denen man, um erfolgreich zu sein, die Beschaffungsformen der VN lernen muss. Nachfolgend einige zentrale Punkte:

1. Beschaffungsformen der VN

Der Begriff „solicitation“ bezeichnet verschiedene Beschaffungsformen, mit denen die Organisationen der VN ihre Beschaffungsanforderungen bekannt geben. In der Regel stellen der Wert der Beschaffung, ihre Bedeutung und die Lieferzeit kritische Faktoren bei der Wahl der Form dar. Zu diesen Beschaffungsformen gehören Angebote, Preisanfragen oder Vorschläge von potenziellen Lieferanten. Auch wenn der Lieferant einer Ware oder Dienstleistung nicht an der Ausschreibung der VN teilnehmen kann, ist es wichtig, stets zu antworten und mitzuteilen, ob er teilnimmt oder nicht. Dies zeigt Professionalität und stellt sicher, dass die Organisation der VN ihren Beschaffungsprozess effizient fortsetzen kann. Die wichtigsten Beschaffungsformen der VN sind: 

Request for EOI (Expression of Interest, Interessensbekundung)

Die Lieferanten werden aufgefordert, Informationen über Produkte, Dienstleistungen, Ressourcen und Bedingungen bereitzustellen, die es den VN ermöglichen, die potenziellsten Lieferanten zu identifizieren.

Request for Quotation (RFQ, Preisanfrage)

Freie Beschaffungsart für auf dem Markt leicht erhältliche Produkte und Dienstleistungen mit niedrigem Wert, z. B. unter 30.000 USD.

Invitation to Bid (ITB, Aufforderung zur Abgabe eines Angebots)

Ein offizielles Beschaffungsverfahren für klar definierte Waren und Dienstleistungen, bei dem die Auftragsvergabe auf dem günstigsten zulässigen Angebot beruht, z. B. mit einem Wert von mehr als 30.000 USD.

Request for Proposal (RFP, Aufforderung zur Angebotsabgabe)

Ein Beschaffungsverfahren, bei dem sowohl der Preis als auch die technische Lösung auf die Auftragsvergabe auswirken, z. B. mit einem Wert von mehr als 30.000 USD.

Long-Term Agreement (LTA, langfristiger Vertrag) 

Ein Vertrag auf der Grundlage von ITB und RFP (2 bis 5 Jahre), in dem während der Laufzeit des Vertrags in der Regel keine neuen Ausschreibungen für das betreffende Produkt oder die betreffende Dienstleistung veröffentlicht werden.

Direct Contracting (Direktvergabe)

Direktbeschaffungen können zum Beispiel in humanitären Krisen zum Einsatz kommen.

2. Gemeinsame Beschaffungen und Piggybacking

Im Rahmen der gemeinsamen Beschaffungen (Collaborating Procurement) bündeln mehrere VN-Organisationen ihre Kräfte, um Kosteneinsparungen zu erzielen oder Dienstleistungen zu verbessern, indem sie Überschneidungen zwischen den VN-Organisationen reduzieren. Durch eine solche Zusammenarbeit vereinheitlichen und optimieren die VN ihre Beschaffungsvorgänge.

Ein Beispiel für gemeinsame Beschaffungen ist die Zusammenarbeit zwischen dem VN-Bevölkerungsfonds UNFPA, dem VN-Kinderhilfswerk UNICEF und dem Flüchtlingshilfswerk UNHCR. Als Reaktion auf den Mangel an weltweit standardisierten Qualitätsstandards für Menstruationsprodukte erarbeiteten diese VN-Akteure die Qualitätsstandards gemeinsam. 

Hat ein Unternehmen einen langfristigen Vertrag (LTA) mit einer VN-Organisation, so können andere von demselben Vertrag Gebrauch machen. Diese Praxis ist unter dem Namen „Piggybacking“ oder „UN-to-UN-procurement“ bekannt und wird von zahlreichen VN-Organisationen genutzt, wodurch diese von einem bestehenden Vertrag profitieren können, ohne ein neues Ausschreibungsverfahren einleiten zu müssen. Dies verschafft den Lieferanten zudem mehr Sichtbarkeit und erleichtert ihnen den Verkauf an die VN.

Sowohl die gemeinsamen Beschaffungen als auch Piggybacking zielen darauf ab, die Beschaffungsprozesse der VN zu verbessern. Während beim Piggybacking bestehende Verträge zur Steigerung der Effizienz genutzt werden, erfordern gemeinsame Beschaffungen von Anfang an die Zusammenarbeit verschiedener Akteure, um die gemeinsamen Beschaffungsziele zu erreichen. 

Alternative Vertragsarten mit den VN

• Der Lieferant kann einen herkömmlichen befristeten Einzelvertrag über die Lieferung bestimmter Waren und Dienstleistungen zu einem vereinbarten Preis abschließen.
• Der Lieferant kann einen langfristigen Vertrag abschließen, bei dem es sich um einen Rahmenvertrag handelt. Darin ist die Menge der Waren und Dienstleistungen nicht festgelegt und er bezieht sich auf den Bedarf einer einzelnen VN-Organisation während eines bestimmten Zeitraums, der in der Regel zwei bis fünf Jahre beträgt.
• Es ist auch möglich, mit den VN eine nichtkommerzielle Partnerschaft einzugehen, die auf Pro-Bono-Tätigkeiten basiert.  

Die VN bewerten die Angebote wie folgt:

• Annahme der Zahlungsbedingungen und sonstigen Bedingungen der VN
• Technische Anforderungen
• Lieferbedingungen und -zeiten
• Lieferung stützt sich auf internationale Standards
• Bereitstellung von Begleitdokumenten inkl. eventueller Referenzen
• Nachgewiesene Produktionskapazität und finanzielle Stabilität
• Preis

Checkliste zur Maximierung eigener Beschaffungsmöglichkeiten

Die Teilnahme am Beschaffungsprozess der VN kann für Lieferanten sowohl lohnend als auch herausfordernd sein. Es ist sehr wichtig zu verstehen, wie die verschiedenen VN-Organisationen ihre Beschaffungen tätigen. Die nachstehende Checkliste hilft angehenden Lieferanten dabei, ein zuverlässiger VN-Partner zu werden.

1. Registrieren Sie sich im Beschaffungsportal der VN (UNGM): Melden Sie sich kostenfrei im Beschaffungsportal (UNGM) an und besuchen Sie es regelmäßig, um sich zu informieren und nach Beschaffungsmöglichkeiten zu suchen.
2. Wählen Sie die UNSPSC-Codes: Der Lieferant muss bei der Registrierung für sein eigenes Produkt oder seine eigene Dienstleistung die VN-Standard-Produkt- und Dienstleistungscodes (UNSPSC, United Nations Standard Products and Services Code) auswählen. Die Codes helfen den Mitarbeitern der VN bei der Suche nach Lieferanten und ermöglichen es den Lieferanten, ihre Angebote zu kategorisieren. Die Wahl der richtigen Codes ist wichtig.
3. Vollzeitressource für das Unternehmen: Der Verkauf an die VN ist eine Vollzeitarbeit. Stellen Sie in Ihrem Unternehmen eine Person ein, die sich ausschließlich dieser Aufgabe widmet.
4. Erstellen Sie eine eigene Strategie: Planen Sie den besten Ansatz und legen Sie Ihre Ziele sowie die Methoden fest, mit denen Sie diese erreichen können. 
5. Entscheiden Sie, was Sie verkaufen: Wenn Sie ein umfangreiches Angebot an Dienstleistungen haben, entscheiden Sie, welches Produkt oder welche Dienstleistung Sie an die VN verkaufen möchten.
6. Legen Sie den Fokus auf bestimmte VN-Organisationen: Wählen Sie nur einige VN-Organisationen aus, auf die Sie sich konzentrieren und lernen Sie deren Beschaffungsprozesse detailliert kennen.
7. Entdecken, kennenlernen und Kontakte knüpfen: Machen Sie sich mit den VN und ihren Beschaffungsverfahren im Allgemeinen vertraut. Knüpfen Sie Kontakte und vermarkten Sie Ihr eigenes Angebot.
8. Informieren Sie sich über die Beschaffungsformen der VN: Machen Sie sich mit den Beschaffungsformen vertraut, welche die VN beim Kauf von Waren und Dienstleistungen einsetzen. Was bedeuten die Abkürzungen EOI (Expression of Interest), RFQ (Request for Quotation), ITB (Invitation to Bid) und RFP (Request for Proposal), LTA (Long-Term Agreement)? Hat Ihr Unternehmen die Möglichkeit, sich daran zu beteiligen, oder könnte es einen LTA erzielen?
9. Sehen Sie sich die abgeschlossenen Verträge an (Contract Awards): Wenn Sie sich mit öffentlichen Ausschreibungen vertraut machen, können Sie auch bereits abgeschlossene Verträge zwischen den VN und Lieferanten über UNGM durchsehen. Haben Sie jemals die Möglichkeit in Betracht gezogen, als Subunternehmer für einen Lieferanten tätig sein, der bereits an die VN verkauft?
10. Reichen Sie das Angebot fristgerecht ein: Wenn Sie sich entschlossen haben, an der Ausschreibung teilzunehmen und ein Angebot einzureichen, antworten Sie in der angegebenen Sprache und halten Sie die Frist auf die Minute ein.
11. Geben Sie umfassende Informationen in die Ausschreibungen an: Die in den Ausschreibungen geforderten Unterlagen sind Fragebögen; geben Sie alle angeforderten Informationen an. Die Mitarbeiter der Beschaffungsabteilung der VN suchen dort nach genauen Antworten und Informationen.
12. Fragen Sie nach und lernen Sie dazu, falls Ihr Angebot nicht den Zuschlag erhalten hat: Wenn nicht, fragen Sie nach dem Grund und erkundigen Sie sich auch nach dem Preis, mit dem die Ausschreibung gewonnen wurde. Ist der Preis vertraulich, können Sie fragen, in welcher Preiskategorie Ihr Angebot lag (z.B. zweitniedrigste, drittniedrigste usw.).
13. Seien Sie geduldig: Die VN versprechen keine schnellen Gewinne. Je nach Organisation kann es mehrere Jahre (2 bis 5 Jahre) dauern, bis der erste Vertrag zustande kommt. Aber ohne eine Teilnahme und ein Angebot können Sie auch nicht gewinnen.
14. UNGM Tender Alert Service (TAS): Erwägen Sie die Bestellung eines kostenpflichtigen TAS-Dienstes, um aktuelle Benachrichtigungen über Beschaffungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit Ihren Produkten und Dienstleistungen zu erhalten.
15. Zeigen Sie Eigeninitiative: Seien Sie proaktiv und antworten Sie auf jede Kontaktaufnahme von VN. Unnötige Bescheidenheit oder Schüchternheit bringen Sie nicht weiter.
16. Informieren Sie sich über die Aktivitäten des Innovationsnetzwerks der VN (UN Innovation Network) und machen Sie mit.

Zentrale Aspekte bei den Beschaffungsprozessen der VN

Folgende Punkte sollten bei den VN-Beschaffungen berücksichtigt werden:

Dauer und Herausforderung der Prozesse: Die Beschaffungsprozesse können lang sein, während die Antwortfrist für Ausschreibungen oft kurz ist. Die VN können die Ausschreibung mehrmals verlängern und die Spezifikationen des zu beschaffenden Produkts bzw. der Dienstleistung aus verschiedenen Gründen ändern. Je herausfordernder und komplexer die Beschaffung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Änderungen folgen. Ein Beschaffungsprozess kann von einigen Monaten bis zu einem Jahr dauern.

Sich wiederholende Änderungen: Die Komplexität des Projekts, die Anzahl der Lieferanten, der finanzielle Wert und die internen Abläufe der Organisation wirken sich auf den Zeitplan aus. Auch der Standort und die Dringlichkeit können die Wahl der Beschaffungsform beeinflussen.

Lokale Partnerschaften: Waren und Geräte werden oft zusammen mit der Installation und Wartung beschafft, was einen lokalen Partner im Zielland erfordert.

Long-Term Agreement (LTA): Die Teilnahme an einzelnen Ausschreibungen kann manchmal finanziell belastend sein, was die Bedeutung langfristiger Verträge mit den VN hervorhebt.

Nachhaltige Entwicklung und SDGs: Die Betonung der Nachhaltigkeit bietet einen Wettbewerbsvorteil. Die Lieferanten, bei denen die Nachhaltigkeit Teil der Unternehmensstrategie ist, befinden sich in einer guten Wettbewerbsposition. Andererseits kann die Zusammenarbeit zwischen den VN-Organisationen in Fragen der nachhaltigen Entwicklung auch der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammen mit anderen Interessengruppen und Märkten zugutekommen.

Zentrierte Ressource für die VN-Arbeit: Eine gute Vorbereitung im Vorfeld, zum Beispiel durch einen im Unternehmen angestellten Mitarbeiter, der für die VN-Beschaffungen zuständig ist, bietet einen deutlichen Vorsprung.  

Nachhaltigkeit an der Spitze der VN-Beschaffungen

Die Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDGs) der Vereinten Nationen sind eine Sammlung von 17 miteinander verbundenen globalen Zielen, die als „Plan für eine bessere und nachhaltigere Zukunft für alle“ bis zum Jahr 2030 dienen sollen. Diese Ziele wurden 2015 von der Generalversammlung der VN festgelegt und sollen bis zum Jahr 2030 erreicht werden, um sicherzustellen, dass niemand allein gelassen wird.

Die Ziele für nachhaltige Entwicklung befassen sich umfassend mit sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Fragen, wie z. B. der Beseitigung von Armut und Hunger, der Gewährleistung von Gesundheit und Wohlergehen, der Förderung der Gleichstellung der Geschlechter, der Bereitstellung von sauberem Wasser und sanitären Einrichtungen, der Förderung erneuerbarer Energien, der Unterstützung eines nachhaltigen Wirtschaftswachstums, der Bekämpfung des Klimawandels sowie der Förderung von Frieden und Gerechtigkeit.

Die Partnerschaften, die in SDG 17 als „Partnerships for the Goals" bezeichnet werden, sind ein wesentlicher Bestandteil der Verwirklichung der Ziele der VN für die nachhaltige Entwicklung. Dieses Ziel erfordert eine effektive Zusammenarbeit zwischen Ländern, Sektoren und Branchen.

Die VN-Beschaffungsprozesse sind darauf ausgerichtet, die nachhaltige Entwicklung in allen Bereichen zu unterstützen, was bedeutet, dass bei den VN-Beschaffungen der Umweltschutz, die soziale Eingliederung und die Stärkung der Wirtschaft berücksichtigt werden.

Der VN zufolge „gilt die Beschaffung als nachhaltig, wenn sie Anforderungen und Kriterien enthält, die den Umweltschutz, den sozialen Fortschritt und die wirtschaftliche Entwicklung fördern. Dies wird unter anderem durch Erhöhung der Ressourceneffizienz, Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität und schließlich durch Kostenoptimierung erreicht." 

Nachhaltige Beschaffungen – Zusammenarbeit bei den VN

Viele VN-Organisationen wollen das Thema Nachhaltigkeit noch stärker in ihre eigenen Beschaffungsprozesse integrieren. Der Statistik der VN aus dem Jahr 2023 zufolge haben 30 Organisationen, welche die meisten Einkäufe bei den Vereinten Nationen getätigt haben, Informationen über ihre nachhaltigen Beschaffungspraktiken vorgelegt. (32 Organisationen waren an der Befragung beteiligt.)

Das VN-Flüchtlingshilfswerk UNHCR ist ein Beispiel für eine VN-Organisation, welche die Grundsätze der nachhaltigen Entwicklung durch die Weiterentwicklung umweltfreundlicher Produktspezifikationen umsetzt. Das UNHCR verbessert die Nachhaltigkeit seiner Lieferkette für Hilfsgüter wie Zelte, Decken und Isomatten. In dieser Initiative hat die Organisation beispielsweise die CO₂-Emissionen um fast 60 % gesenkt, indem sie pro Thermodecke 200 recycelte Plastikflaschen verwendet hat.

Es ist wichtig, mit den VN die sogenannte SDG-Sprache zu sprechen. Ein zentraler Punkt besteht darin darzulegen, wie das Angebot eines Unternehmens oder einer Organisation zur nachhaltigen Entwicklung beiträgt oder wie dadurch positive Auswirkungen auf die Entwicklung erzielt werden. Es lohnt sich, bei der eigenen Lösung sich zunächst lieber auf nur einige wenige SDGs zu konzentrieren, wenn diese Ziele in die Unternehmensstrategie integriert werden und wenn man mit den VN darüber spricht. Außerdem sollte man bedenken, dass schrittweise Änderungen an der Unternehmensstrategie im Hinblick auf nachhaltige Entwicklung ausreichen, weil weniger mehr sein kann.