Kuolemasta ilmoittaminen väestötietojärjestelmään

Jos vainaja kotiutetaan Suomeen arkussa tai uurnassa, suomalainen oikeuslääkäri kirjoittaa kuolintodistuksen.

Muussa tapauksessa vainajan omaisten täytyy huolehtia siitä, että Suomen väestötietojärjestelmään tulee merkintä kuolinpäivästä. Ilmoitus ulkomailla kuolleesta Suomen kansalaisesta (pdf) tehdään maistraattiin tai sen voi jättää/postittaa Suomen ulkomailla olevaan edustustoon, joka lähettää sen maistraattiin rekisteröintiä varten.

Liitä mukaan alkuperäinen, laillistettu kuolintodistus.

Jos asiakirja on annettu jollakin muulla kielellä kuin suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi, on se käännätettävä virallisesti jollekin näistä kielistä. Silloin kun käännös tehdään ulkomailla, on myös käännöksen oltava laillistettu. Suomessa auktorisoidun kielenkääntäjän tekemä käännös kelpaa sellaisenaan.

EU-maan viranomaisen antamaan kuolintodistukseen apostille-todistusta ei tarvita, eikä asiakirjaa tarvitse myöskään käännättää, jos asiakirjaan on voitu liittää monikielinen vakiolomake.

Omaiset maksavat kuolintodistuksen hankkimisesta, käännättämisestä ja laillistamisesta aiheutuvat kulut.

Kuolemantapaus Kiinassa

Kun edustusto saa ilmoituksen Kiinassa tapahtuneesta suomalaisen kuolemasta – esim. asemamaan viranomaiselta, oppaalta tai muulta taholta - ilmoitetaan siitä välittömästi ulkoasiainministeriön kautta vainajan lähiomaiselle. Edustusto ja paikallinen koordinaattori avustavat tarvittaessa vainajan kotiuttamiseen, hautaamiseen tai tuhkaamiseen liittyvissä toimenpiteissä, vainajan lähiomaisten toiveiden mukaisesti. Seuraavat asiakirjat vaaditaan: omaisen valtakirja edustustolle tai koordinaattorille sekä laillistettu väestörekisteriote sukulaisuussuhteesta.

Matkavakuutus saattaa kattaa vainajan kotiuttamiskulut Suomeen tai paikalliset hautauskulut Kiinassa. Mikäli vainajalla ei ollut matkavakuutusta, omaiset vastaavat kaikista kuluista. Kotiutuskulut Suomeen voivat olla varsin suuret. Mikäli vainajalla ei ole varoja tai omaiset eivät voi hoitaa kotiutusta tai hautausta, vainaja haudataan Kiinassa paikallisen lain­säädännön mukaisesti.

Arkkukotiutus

Käytännön toimista vastaavat paikallinen kiinalainen- ja vastaanottava suomalainen hautaustoimisto. Kotiutukseen vaaditaan seuraavat asiakirjat: passi, kuolintodistus, palsamointitodistus, arkkutodistus ja Quarantee Certificate. Kuolintodistuksen ja ruumiinavauspöytäkirjan voi tilata paikallisen koordinaattorin kautta. Heiltä voi myös tiedustella voiko vainajan mukana lähettää hänelle kuuluneita henkilökohtaisia tavaroita.

Tuhkauurnan kotiutus

Tuhkauurnan voi kuljettaa lentokoneessa käsimatkatavarana tai rahtina sopimalla kuljetustavasta lentoyhtiön kanssa. Uurnaa ei voi lähettää postitse tai kaupallisella kuriiripostilla (UPS, TNT, EMS). Lentoyhtiö vaatii tavallisesti seuraavat asiakirjat: passi, kuolintodistus, tuhkautustodistus ja uurnatodistus (urn certificate). Uurna tulee olla sinetöity eikä se saa olla metallia.

Kuoleman rekisteröinti Suomeen

Kiinassa menehtyneen Suomen kansalaisen kuoleman voi rekisteröidä suoraan kotikunnan maistraattiin tai Suomen edustustojen kautta. Rekisteröinti on Suomessa maksuton ja kestää 6 viikkoa. Rekisteröintiä varten tarvitaan:

  1. Kuolintodistus notarisoidaan kiinalaisella notaarilla, joka myös kääntää asiakirjan englanniksi. Notaari­toimistojen yhteystiedot Kiinassa: www.chinanotary.org/ (kiinaksi).
  2. Tämän jälkeen notarisoitu kuolintodistus tulee laillistaa:
    Pekingin toimialue: Kiinan ulkoministeriössä
    Yhteystiedot: Legalization Division of the Consular Section of Ministry of the Foreign Affairs, 7th floor, South Tower, Ministry of Foreign Affairs, No. 2 Road, Chaoyangmen, Beijing. Puh. +86-010-6588976
    Shanghain toimialue: paikallisessa ulkoasiaintoimistossa(Foreign Affairs Office, FAO)
    Yhteystiedot: Shanghai Municipality Foreign Affairs Office (FAO), Authentication Office, Equatorial Hotel Office Building, Hua Shan Road No. 228, 2nd floor, Shanghai. Puh. +86-6247 0833
  3. Tämän jälkeen Suomen edustusto laillistaa todistuksen
    Pekingin toimialue: Suomen suurlähetystö Pekingissä
    Shanghain toimialue: Suomen pääkonsulaatti Shanghaissa