Фінансування проєктів громадських організацій

Embassy of Finland calls for proposals on the following topics in 2023/2024 supporting resilience of the Ukrainian society:

1. Education and training (projects such as, but not limited to):

 (1A) Needs-based “catch-up” education for children and youth (offline when possible);

 (1B) Enhancing well-being of teachers and/or learners.

2. Energy and environment (projects such as, but not limited to):

(2A) Promoting energy saving/efficiency;

(2B)  Engaging local residents for mapping and documenting environmental degradation and environmental risks, caused by the war, and identifying needs for environmental restoration. 

 

The Embassy would like to see proposals that manifest innovative forms of mobilization of volunteers and self-help groups to implement the proposed projects and to enhance community coherence and resilience.  

The Applicants are asked to fill in the  Application form and Annex1  (Відкриває нове вікно)Annex2  (Відкриває нове вікно) in English. Please note that a maximum length of the Application is 5 pages (font size 12) + Annexes (note that all annexes have to be in one file only).

Deadline for submitting the project proposal is February, 28, 2023, at 17:00 (GMT/UTC +2) to the e-mail address: [email protected] . Please indicate on the subject line "FLC" and the name of your organization.

 

What is Finnish Local Cooperation Fund? 

The Fund for Local Cooperation is administered by the Embassy of Finland in Kyiv and is aimed at supporting local (Ukrainian) civil society organizations (CSOs).

In some cases also other types of organizations can be considered eligible, including educational and research institutions, independent media, and cultural organizations.

Please note that public state organizations are not eligible for the support, but are encouraged to collaborate with CSOs using their own funding or in-kind contribution.

The project needs to be in line with the goals and principles of the official development policy of Finland (Посилання на інший веб-сайт.)that aims at poverty reduction, implementation of fundamental rights and promoting sustainable development globally.

The total amount to be disbursed to the selected projects is 500 000 EUR, of which 5-10 % will be reserved for the Embassy’s monitoring activities of the funded projects. Maximum 3-4 projects will be selected to receive funding from the FLC in 2023. The amount per an individual project can vary depending on the proposal. The Embassy is expecting proposals from civil society organisations with proven experience in implementing projects with a budget of 100 000 euros or more and with a sufficient own financial capacity to cover the project costs before the final transaction by the Embassy. The Embassy does not provide funding for projects where the Finnish FLC is the sole source of funding. 

An independent auditing of the project is required on completion of the project activities. Auditing costs should be included in the project budget.

The project proposed must have the potential for real and measurable/verifiable results.

The Embassy gives preferential treatment to projects promoting the rights of vulnerable groups, such as: persons with disabilities, sexual and gender minorities, other minorities, indigenous people, or internally displaced persons (IDPs).

Embassy would like to encourage eligible actors to form strategic collaboration with other civil society organizations, local authorities and private sector aiming at enhancing sustainability and effectiveness of the project.

The maximum project duration is 24 months.

 

Restrictions on the use of FLC


FLC funding cannot be granted:

- to an unregistered association or organisation;
- to support the activities of a political party;
- for basic research;
- for single cultural events (that have no permanent impact);
- for charity;
- for humanitarian aid;
- in the form of a grant, scholarship or assistance for the applicant’s personal use;
- for purchasing land and real estate.

 

Selection criteria

The Embassy of Finland underlines the importance of preparing a high-quality project proposal. 

The capacity and professionalism should be reflected in the quality and clarity of the proposal.

The most important selection criteria are relevance and quality of the proposal.

When selecting among the applications for funding, the Embassy also takes a geographical balance of activities within Ukraine into consideration.

A CSO can be funded maximum for two subsequent calls. New funding cannot be given to organisations whose previous FLC project is still ongoing (submission or approval of the final report is pending).

 

The following criteria will be used to assess the proposals:

Compulsory criteria:

The applicant is a registered civil society organization. Failing to fulfil the compulsory criteria leads to automatic fail of the proposal.

 Other criteria:

  • The applicant has  experience and capacity to manage and implement large projects;
  • The project is in line with the Finnish development policy goals and principles  (Посилання на інший веб-сайт.) and the announced thematic focus of  the call;
  • At least one cross-cutting objective of the Finnish development policy is addressed: gender equality, non-discrimination (focus on persons with disabilities), climate resilience and low emission development;
  • The project's main purpose, activities and expected results are clearly articulated;
  • The project's objectives are realistic and clearly defined;
  • There are indicators specified to measure the project results;
  • Budget is realistic and transparent. Over budgeting will be seen negatively in the assessment process;
  • The beneficiaries of the project and their needs are defined;
  • A comprehensive risk analysis is in place and risk mitigation measures defined;
  • The expected long-term effects of the project is explicated;
  • Sustainability of the activities is considered.

 

Submitting your project proposals

The file size (Application + Annexes) should not exceed 5 Mb, all Annexes in one file.

Application and annexes are required to be submitted in a Word or PDF format only.

Unloadable files will not be considered.

Links to the files to be downloaded will not be considered.

Only proposals sent to [email protected] will be considered.

One applicant can send only one project proposal. If the proposal is sent for any reason more than once before the deadline, only the latest submission will be considered while all previous versions will be deleted.

Based on the first assessment round, the shortlisted candidates may be requested to provide additional information, including the latest annual report and financial statements.

Final results are expected in early May 2023 at the latest.

Applicants selected to the final round will be contacted for an interview, after which the final decision will be made.

Selected applicants will be contacted for discussions before entering into agreement.  

Please make sure that your contact information is correct.

Selection process schedule is subject to force majeure reasons that may cause delays.

An online Q&A session will be organized by the Embassy on 20 February 2023 at 2 pm.

Details of Q&A session will be announced on Embassy's Facebook(Посилання на інший веб-сайт.) page early February 2023.   

For more information, please contact: [email protected]  

 

Additional information

The Embassy of Finland reserves the right to accept or reject any project proposal based on their preferences and on changes in the situation within the country.

Project agreement between the Embassy of Finland and the organization must be signed by an authorized representative of the receiving organization. The signing will take place in Kyiv at the Embassy of Finland, unless otherwise agreed.

The recipient of the FLC is responsible for fulfilling the activities in line with the grant agreement and take care of an appropriate financial administration.

At the end of the project, the organization shall provide the Embassy with full narrative and financial reports of the implementation of the project, in accordance with the project plan and the agreement. 

Project budget should be calculated in UAH and in Euros.

The agreement will be made in English and the support from the Embassy will be specified in Euros. It is recommended that the organization has a euro account, to which the support from the Embassy will be transferred.

Payment of the grant is typically provided in two instalments (or more, in case of a project duration over 12 months):

  • 1st instalment (max 80%) – after signing of the Agreement;
  • 2nd instalment – after an Interim report (in case of a project over 12 months);
  • Final instalment (10-20%) – after the Final report is received and approved by the Embassy. 

Please note: the Final report should cover 100% of the Project’s costs, and therefore, the Organisation needs to cover all remaining expenses (10-20%) at its own cost before the final instalment from the Embassy is received.

The Embassy reserves a right to audit or evaluate any of the projects it has funded at any time. The organization responsible for the project shall provide all necessary documentation available for evaluation / verification of the project costs.

 

У рамках підтримки стійкості українського суспільства Посольство Фінляндії оголошує конкурс проєктів 2023/2024 з наступних тем: 

1. Освіта та навчання (включаючи, але не обмежуючись):

(1А) Catch-up” освіта та навчання для дітей та молоді, основана на потребах (офлайн по можливості);

(1В) Підвищення добробуту вчителів та/або учнів.

2. Безпека навколишнього середовища та енергоефективність (включаючи, але не обмежуючись):

(2А) Сприяння енергозбереженню/енергоефективності;

(2В) Залучення місцевих жителів до картографування та документування деградації навколишнього середовища та екологічних ризиків, спричинених війною, та визначення потреб у відновленні довкілля.

 

Посольство хоче бачити пропозиції, які демонструють інноваційні форми залучення волонтерів та груп самодопомоги для реалізації запропонованих проєктів та посилення стійкості громад.

Заявникам необхідно заповнити англійською мовою Аплікаційну заявку та Додаток 1  (Відкриває нове вікно)Додаток 2  та надіслати їх до 17:00,  28 лютого, 2023 року на електронну адресу Посольства: [email protected].

У темі повідомлення необхідно вказати "FLC" та назву організації.

Зверніть увагу, що обсяг аплікаційної заявки має включати не більше 5 сторінок (шрифт 12) + Додатки (усі додатки мають бути в одному файлі).

 

Що таке Фонд Місцевого Співробітництва?

Фінський Фонд Місцевого Співробітництва (FLC) управляється Посольством Фінляндії в Україні та спрямований на підтримку місцевих (українських) громадських організацій (ГО).

У деяких випадках також інші організації  можуть подавати свої заявки: наукові та дослідницькі інститути, незалежні ЗМІ та заклади культури.

Зверніть увагу, що державні організації не можуть подавати заявки, але можуть бути партнерами ГО в грошовій або натуральній формі.

Проєкт повинен відповідати цілям та принципам офіційної політики розвитку Фінляндії(Посилання на інший веб-сайт.), яка націлена на зниження рівня бідності, реалізацію основних прав та сприяння сталому розвитку в усьому світі.

Загальний бюджет Фонду складає цьогоріч 500 000 євро. 5-10% з цієї суми будуть зарезервовані для діяльності Посольства з моніторингу проєктів, яким буде надано фінансування. Максимум 3-4 проекти будуть відібрані для отримання фінансування від Фонду у 2023 році. Обсяг фінансування кожного проєкту буде розглядатись в індивідуальному порядку. Посольство очікує на проєкти від громадських організацій, які мають підтверджений досвід реалізації проєктів з бюджетом від 100 000 євро та фінансову спроможність для покриття витрат проєкту до отримання фінального траншу від Посольства.

Посольство не надає підтримку проєктам, які передбачають фінансування виключно за рахунок Фонду.

Слід зазначити, що незалежна аудиторська перевірка є обов’язковою по завершенню проєктної діяльності. Таким чином, заявник повинен включити витрати на аудит до бюджету проєкту.

Запропонований проєкт повинен передбачати реальні та вимірні результати.

Посольство прагне профінансувати принаймні один проєкт, спрямований на підтримку прав пріоритетних груп в рамках політики розвитку Фінляндії (так званих уразливих груп), таких як люди з обмеженими можливостями, сексуальні та гендерні меншини, інші меншини, корінні народи або внутрішньо переміщені особи (ВПО).

Посольство заохочує заявників до стратегічної співпраці з іншими організаціями громадянського суспільства, місцевими органами влади та приватним сектором з метою забезпечення сталих та ефективних результатів проєкту.

Максимальна тривалість проєкту складає два роки.

 

Обмеження щодо фінансування Фонду Місцевого Співробітництва

Фінансування Фондом Місцевого Співробітництва не може бути надане:

- незареєстрованій асоціації чи організації;

- з метою підтримки діяльності політичної партії;

- для фундаментальних досліджень;

- для поодиноких культурних заходів (які не мають довгострокового ефекту);

- на благодійність;

- на гуманітарну допомогу;

- у формі гранту, стипендії чи допомоги для особистого використання заявником;

- для купівлі землі та нерухомості.

 

Критерії відбору

Посольство Фінляндії підкреслює важливість підготовки якісної проєктної заявки.

Спроможність та професіоналізм мають бути відображені в якості та чіткості проєктної пропозиції.

Найважливіші критерії  відбору проєктних заявок – це відповідність темі та якість проєктної пропозиції.

Під час відбору проєктних заявок Посольство також враховує географічний баланс в межах України.

ГО може отримати фінансування протягом максимум двох років поспіль.

 

Критерії оцінки проєктних пропозицій

Заявник має право подати проєктну заявку до Фонду за умов дотримання наступних вимог:

  • проєкт відповідає цілям та принципам Політики розвитку Фінляндії (Посилання на інший веб-сайт.), зокрема темам конкурсу проєктів Фонду місцевого співробітництва 2023/2024, які зазначені в оголошенні;
  • взяті до уваги одна або декілька наскрізних цілей політики розвитку Фінляндії: гендерна рівність, недискримінація (орієнтація на людей з особливими потребами), стійкість до змін клімату, розвиток з низьким рівнем викидів;
  • основна мета проєкту, проєктна діяльність та очікувані результати чітко сформульовані;
  • цілі проєкту реалістичні та чітко визначені;
  • визначені показники для вимірювання результатів проєкту;
  • бюджет реалістичний і прозорий. Перебюджетування буде сприйматися негативно в процесі оцінки;
  • визначено бенефіціарів проєкту та їхні потреби;
  • проведений комплексний аналіз ризиків та визначені заходи щодо їх зменшення;
  • роз’яснені очікувані довгострокові результати проєкту;
  • врахована сталість проєктної діяльності;
  • наявність досвіду та спроможності заявника управляти проєктами. 

 

Подача проєктної заявки

Загальний обсяг файлів (Аплікаційна заявка та Додатки) не повинен перевищувати 5 Mb. Всі додатки мають бути в одному файлі.

Аплікаційну заявку та додатки можна подавати лише у форматах Word та PDF.

Файли, які неможливо відкрити, не розглядаються.

Файли, які потрібно завантажувати за посиланнями, не розглядаються.

Розглядатимуться лише заявки, надіслані на електронну адресу [email protected].

Заявник надсилає заявку лише один раз. У разі якщо заявка була надіслана декілька разів з будь-якої причини, лише остання заявка буде розглядатися, всі інші будуть видалені. 

За підсумками першого раунду оцінювання, кандидатам, відібраним до фінального туру, може буде запропоновано надати додаткову інформацію, включаючи річний звіт та фінансову звітність.

Фінальні результати очікуються на початку травня 2023 року.

Посольство зв’яжеться із кандидатами, відібраними до фінального туру для проведення співбесіди, після якої буде прийнято остаточне рішення.

Посольство зв’яжеться із представниками обраних проєктів з метою обговорення необхідних умов перед укладанням угоди.

Переконайтесь, що ваші контактні дані правильні.

Процес відбору проєктних пропозицій є предметом форс-мажорних обставин, які можуть призвести до затримок.

Посольство організує онлайн Q&A сесію 20 лютого 2023 року о 14:00.

Деталі щодо онлайн Q&A сесії будуть опубліковані на сторінці Посольства у Facebook(Посилання на інший веб-сайт.) в на початку лютого 2023.

За додатковою інформацією пишіть, будь ласка, на електронну адресу: [email protected].

 

Додаткова інформація

Посольство Фінляндії залишає за собою право прийняти або відхилити проєктні пропозиції згідно своїх преференцій та змін ситуації в країні.

Проєктна угода між Посольством Фінляндії та організацією повинна бути підписана уповноваженим представником організації-отримувача гранту. Підписання відбудеться в Києві у Посольстві Фінляндії, якщо інше не буде домовлено.

Отримувач гранту від Фонду несе відповідальність за виконання заходів, відповідно до грантової угоди та піклується про відповідне фінансове управління.

Після завершення проєкту організація має надати Посольству повний опис та фінансові звіти про реалізацію проєкту відповідно до плану проєкту та угоди.

Бюджет проєкту розраховується в гривнях та євро.

Угода буде укладена англійською мовою. Обсяг підтримки Посольства буде визначено в євро. Організації рекомендовано мати банківський рахунок в євро, на який Посольство буде переводити кошти.

Виплата гранту, як правило, здійснюється двома, або більше траншами (у разі тривалості проєкту понад 12 місяців):

Перший транш (макс. 80%) – після підписання Угоди;

Другий транш – після проміжного звіту (для проєктів тривалістю понад 12 місяців);

Фінальний транш (10-20%) – після отримання Посольством належного фінального звіту.

 

Зверніть увагу: Фінальний звіт повинен покривати 100% витрат проєкту. Це означає, що організація повинна мати змогу покрити залишок витрат проєкту самостійно до отримання фінального траншу від Посольства.

Посольство залишає за собою право перевіряти, або оцінювати будь-який з проєктів, що фінансується, у будь-який час. Організація, відповідальна за проєкт, повинна надати всю необхідну документацію для оцінки/ перевірки витрат проєкту.