Support for Civil Society

The Fund for Local Cooperation (FLC), administered by the Embassy of Finland, calls for proposals in 2024/2025 from Ukrainian civil society organisations on the following topics aimed at supporting the resilience of Ukrainian society:

1. Education and training (priority topics):

 (1A) Needs-based “catch-up” education for children and youth (offline when possible);

 (1B) Enhancing well-being of teachers and/or learners;

2. The rights of women and girls (priority topics):

(2)  Supporting the prevention of all forms of gender-based and domestic violence

3. Environmental protection (priority topics):

(3) Consequences of the war on the environment

 

The Embassy would like to see proposals that manifest innovative forms of mobilization of volunteers and self-help groups to implement the proposed projects and to enhance community coherence and resilience.  

What is the Finnish Fund for Local Cooperation? 

The Fund for Local Cooperation (FLC) is administered by the Embassy of Finland in Kyiv and is aimed at supporting local (Ukrainian) civil society organizations (CSOs).

In some cases also other types of organizations can be considered eligible, including educational and research institutions, independent media, and cultural organizations.

Please note that public state organizations are not eligible for the support, but are encouraged to collaborate with CSOs using their own funding or in-kind contribution.

How to apply?

Submission of project proposals:

The Applicants are asked to fill in: Application form, Annex4 and Annex5 in English. 

The Applicants are also required to attach the following Annexes:

  1. Copy of the Organisation’s state registration;
  2. CV of the Organisation’s financial manager.
  3.  Copies of audit reports for the last two completed fiscal years

 

Please note that the maximum file size (Application + Annexes) should not exceed 5 Mb, all Annexes should be in one file and filled in English.

Application is required to be submitted in a Word or PDF format, and Annexes are required to be submitted in PDF format only. Documents sent in an incorrect format, will not be considered.

Unloadable files will not be considered.

Links to the files to be downloaded will not be considered.

Only proposals sent to [email protected]  will be considered.

Deadline for submitting the Project proposal is February 20, 2024, at 23:59 (GMT/UTC +2) to the e-mail address: [email protected] . Please indicate on the subject line "FLC" and the name of your organization.

 

One applicant can send only one project proposal. If the proposal is sent for any reason more than once before the deadline, only the latest submission will be considered while all previous versions will be deleted.

The shortlisted candidates may be requested to provide additional information.

Final results are expected in mid of April 2024 at the latest.

Shortlisted applicants may be contacted for an interview, after which the final funding decisions will be made.

Selected applicants will be contacted for discussions before entering into agreement.  

Please make sure that your contact information is correct.

Schedule of the selection process is subject to force majeure reasons that may cause delays.

An online Q&A session will be organized by the Embassy on the 2ndof February 2024 at 2 pm.

An online Q&A session will be announced on Embassy's Facebook(Linkki toiselle web-sivustolle.) page.   

For more information, please contact: [email protected]   

 

The project needs to be in line with the goals and principles of the official development policy of Finland (Linkki toiselle web-sivustolle.)that aims at eradicating poverty, reducing inequality and promoting sustainable development globally.

The total amount to be disbursed to the selected projects will be around 350 000 EUR, of which 5-10 % will be reserved for the Embassy’s monitoring activities of the funded projects. Maximum 4 projects will be selected for funding. The size of the grant for an individual project can vary depending on the proposal. The Embassy is expecting proposals from civil society organizations with proven experience in implementing projects with a budget of 100 000 euros or more and with a sufficient own financial capacity to cover part of the project costs.

The Embassy does not provide funding for projects where the Finnish FLC is the sole source of funding. Each organization needs to specify its own funding allocated to the proposed project (the required funding by the organization is 15 % of the total project costs, of which minimum 7.5 % has to be in money contribution and the rest can be covered by organisation’s in-kind contribution.) For disability organisations the required total self-funding is 7.5 %.

An independent auditing of the project is required on completion of the project activities. Auditing costs should be included in the project budget unless otherwise instructed by the embassy.

The project proposed should have potential for real and measurable/verifiable results.

The Embassy gives preferential treatment to projects promoting the rights of vulnerable groups, such as: persons with disabilities, sexual and gender minorities, other minorities, indigenous people and internally displaced persons (IDPs).

Embassy would like to encourage eligible actors to form strategic collaboration with other civil society organizations, local authorities and private sector aiming at enhancing sustainability and effectiveness of the project.

The maximum project duration is 24 months.

Restrictions on the use of FLC

FLC funding cannot be granted:

- to an unregistered association or organisation;
- to support the activities of a political party;
- for basic research;
- for single cultural events (that have no permanent impact);
- for charity;
- for humanitarian aid;
- in the form of a grant, scholarship or assistance for the applicant’s personal use;
- for purchasing land and real estate.

The Embassy of Finland underlines the importance of preparing a high-quality project proposal. 

The capacity and professionalism of the applicant should be reflected in the quality and clarity of the proposal. Prior experience of project implementation of relevant topics and the applicant’s financial management capacity will be considered.

The relevance and quality of the proposal are among the key selection criteria.

When selecting the proposals for funding, the Embassy also takes geographical balance of activities within Ukraine into consideration.

A CSO can be funded maximum for two subsequent calls. New funding cannot be given to organizations whose previous FLC project is still ongoing (submission or approval of the final report is pending).

Selection criteria

Compulsory criteria:

  • The applicant organization was registered at least five years prior to the dead line of the call (20.2.2022 or earlier), (registration form to be attached)
  • Clean audit for the last two years (copies of audit reports)
  • The organization has a professional financial management person (CV to be attached)

Failing to fulfil the compulsory criteria leads to automatic rejection of the project proposal.

 

Other criteria:

  • The applicant has  experience and capacity to manage and implement large projects (min. project budget 100 000 €) and has capacity to cover the required self-financing;
  • The project is in line with the Finnish development policy goals and principles  (Linkki toiselle web-sivustolle.) and the announced thematic focus of  the call;
  • At least one cross-cutting objective of the Finnish development policy is addressed: gender equality, non-discrimination with an emphasis on disability inclusion, climate resilience, low emission development and protection of the environment with an emphasis on safeguarding biodiversity;
  • The project's main purpose, activities and expected results are clearly articulated;
  • The project's objectives are realistic and clearly defined;
  • There are clear indicators specified to measure the project results
    self-financing and its sources (e.g. membership fees, donations, partner funding) is clearly defined;
  • The beneficiaries of the project and their needs are defined;
  • A comprehensive risk analysis is in place and risk mitigation measures defined;
  • The expected long-term effects of the project is explicated;
  • Sustainability of the activities is considered.

 

Additional information

The Embassy of Finland reserves the right to accept or reject any project proposal based on their preferences and on changes in the situation within the country.

The recipient of the FLC is responsible for fulfilling the activities in line with the grant agreement and take care of an appropriate financial administration.

At the end of the project, the organization shall provide the Embassy with full narrative and financial reports of the implementation of the project, in accordance with the project plan and the agreement. 

Project budget should be calculated in Euros or/and in UAH.

The agreement will be made in English and the support from the Embassy will be specified in Euros. It is recommended that the organization has an account in euros to which support from the Embassy will be transferred.

Payment of the grant is typically provided in two instalments (or more, in case of a project duration over 12 months):

1st instalment (max 80%) – after signing of the Agreement;

2nd instalment – after an Interim report (in case of a project over 12 months);

Final instalment (10-20%) – after the project’s Final narrative and financial reports are received and approved by the Embassy. If the recipient of the FLC is responsible for organizing the project audit, the audit report has to be submitted to the embassy together with the final reports.

Please note: the Final report should cover 100% of the Project’s costs, and therefore, the Organization needs to cover all remaining expenses (10-20%) from its own resources before the costs will be reimbursed by the Embassy.

The Embassy reserves a right to audit or evaluate any of the projects it has funded at any time. The organization responsible for the project shall provide all necessary documentation available for evaluation / verification of the project costs.

Embassy will inform all applicants on the result of the evaluation process after final funding decisions are made.

 

У рамках підтримки стійкості українського суспільства Посольство Фінляндії оголошує конкурс проєктних пропозицій від організацій громадянського суспільства на 2024/2025 за наступними темами: 

1. Освіта та Навчання (пріоритетні теми):

(1А) “Catch-up” освіта та навчання для дітей та молоді, основана на потребах (офлайн по можливості);

(1В) Покращення добробуту вчителів та/або учнів;

2. Підтримка прав жінок та дівчат (пріоритетні теми):

 (2) підтримка запобігання всіх форм гендерного та домашнього насильства;

3. Захист навколишнього середовища

(3) Наслідки війни для довкілля

 

Посольство хоче бачити пропозиції, які демонструють інноваційні форми залучення волонтерів та груп самодопомоги для реалізації запропонованих проєктів та посилення стійкості громад.

 

Що таке Фонд Місцевого Співробітництва?

Фінський Фонд Місцевого Співробітництва (FLC) управляється Посольством Фінляндії в Україні та спрямований на підтримку місцевих (українських) громадських організацій (ГО).

У деяких випадках також інші організації  можуть подавати свої заявки: наукові та дослідницькі інститути, незалежні ЗМІ та заклади культури.

Зверніть увагу, що державні організації не можуть подавати заявки, але можуть бути партнерами ГО в грошовій або натуральній формі.

 

Як подати заявку?

Заявникам необхідно заповнити англійською мовою: Аплікаційну форму, Додаток 4 та Додаток 5 та надіслати їх до 23:59,  20 лютого, 2024 року на електронну адресу Посольства: [email protected] .

До аплікаційної форми заявникам необхідно також додати:

  1. Копію свідоцтва про державну реєстрацію організації;
  2. Резюме фінансового менеджера організації
  3. Копії аудиторських звітів за останні два завершені фінансові роки

 

Будь ласка, зверніть увагу, що максимальний розмір файлу (заявка + додатки) не повинен перевищувати 5 Мб, всі додатки повинні бути в одному файлі і заповнені англійською мовою.

Аплікаційну заявку можна подати у форматах Word та PDF. Додатки потрібно надіслати лише у форматі PDF.

Файли, які неможливо відкрити, не розглядаються.

Файли, які потрібно завантажувати за посиланнями, не розглядаються.

Розглядатимуться лише заявки, надіслані на електронну адресу [email protected] .

У темі повідомлення необхідно вказати "FLC" та назву організації.

Заявник надсилає заявку лише один раз. У разі якщо заявка була надіслана декілька разів з будь-якої причини, лише остання заявка буде розглядатися, всі інші будуть видалені. 

Кандидатам, які пройшли відбір, може бути запропоновано надати додаткову інформацію, включаючи останній річний звіт та фінансову звітність.

Остаточні результати очікуються не пізніше середини квітня 2024 року.

З заявниками, які пройшли відбір, може бути проведено співбесіду, після якої буде прийнято остаточне рішення про фінансування.

З відібраними заявниками зв'яжуться для обговорення перед укладенням угоди. 

Будь ласка, переконайтеся, що ваша контактна інформація є правильною.

Процес відбору проєктних пропозицій є предметом форс-мажорних обставин, які можуть призвести до затримок.

Посольство організує онлайн сесію питань-відповідей 2 лютого 2024 року о 14:00.

Деталі онлайн сесії питань- відповідей будуть опубліковані на сторінці Посольства у Facebook .(Linkki toiselle web-sivustolle.)

У разі виникнення додаткових питань, будь ласка, пишіть на електронну пошту: [email protected] .

 

Проєкт повинен відповідати цілям та принципам офіційної політики розвитку Фінляндії(Linkki toiselle web-sivustolle.), яка націлена на зниження рівня бідності, реалізацію основних прав та сприяння сталому розвитку в усьому світі.

Загальний бюджет Фонду цьогоріч складатиме близько 350 000 євро. 5-10% з цієї суми будуть зарезервовані для діяльності Посольства з моніторингу проєктів, яким буде надано фінансування. Максимум 4 проекти будуть відібрані для отримання фінансування від Фонду у 2024 році. Обсяг фінансування кожного проєкту буде розглядатись в індивідуальному порядку. Посольство очікує на проєкти від громадських організацій, які мають підтверджений досвід реалізації проєктів з бюджетом від 100 000 євро та достатніми власними фінансовими можливостями для покриття частини витрат за проектом.

Посольство не надає підтримку проєктам, які передбачають фінансування виключно за рахунок Фонду. Кожна організація повинна вказати власний обсяг фінансування, що виділяється на запропонований проєкт (необхідне фінансування з боку організації становить 15% від загальної вартості проєкту, з яких мінімум 7,5% має бути грошовим внеском, а решта може бути покрита внеском організації в натуральній формі). Для організацій людей з інвалідністю необхідний загальний обсяг самофінансування становить 7,5 %.

Слід зазначити, що незалежна аудиторська перевірка є обов’язковою по завершенню проєктної діяльності. Витрати на аудит повинні бути включені до бюджету проєкту, якщо посольство не проінструктувало про інше.

Запропонований проєкт повинен передбачати реальні та вимірні результати.

Посольство прагне профінансувати принаймні один проєкт, спрямований на підтримку прав пріоритетних груп в рамках політики розвитку Фінляндії (так званих уразливих груп), таких як люди з обмеженими можливостями, сексуальні та гендерні меншини, інші меншини, корінні народи та внутрішньо переміщені особи (ВПО).

Посольство заохочує заявників до стратегічної співпраці з іншими організаціями громадянського суспільства, місцевими органами влади та приватним сектором з метою забезпечення сталих та ефективних результатів проєкту.

Максимальна тривалість проєкту може складати два роки.

 

Обмеження щодо фінансування Фондом Місцевого Співробітництва

Фінансування Фондом Місцевого Співробітництва не може бути надане:

- незареєстрованій асоціації чи організації;

- з метою підтримки діяльності політичної партії;

- для фундаментальних досліджень;

- для поодиноких культурних заходів (які не мають довгострокового ефекту);

- на благодійність;

- на гуманітарну допомогу;

- у формі гранту, стипендії чи допомоги для особистого використання заявником;

- для купівлі землі та нерухомості.

 

Критерії відбору

Посольство Фінляндії підкреслює важливість підготовки якісної проєктної заявки.

Спроможність та професіоналізм заявника повинні бути відображені в якості та чіткості проєктної пропозиції. Попередній досвід реалізації проектів відповідної тематики та спроможність заявника управляти фінансами також будуть враховуватись.

Актуальність та якість пропозиції є одними з ключових критеріїв відбору.

Під час відбору проєктних заявок Посольство також враховує географічний баланс в межах України.

ГО може отримати фінансування протягом максимум двох років поспіль. Нове фінансування не може бути надано організаціям, попередній проєкт яких в рамках Фонду місцевого співробітництва ще триває (очікується подання або затвердження фінального звіту).

Обов'язкові критерії:

  • Організація-заявник є зареєстрованою громадською організацією і була зареєстрована щонайменше за п’ять років до кінцевої дати конкурсу (20.2.2022 або раніше), (реєстраційна форма додається)
  • Безумовно позитивні аудиторські звіти за останні два роки (копії аудиторських звітів)
  • Організація має професійного фінансового менеджера (резюме додається)

Невиконання обов'язкових критеріїв призводить до автоматичного відхилення проєктної пропозиції.

 

Інші критерії:

  • Заявник має досвід та спроможність керувати та реалізовувати великі проєкти (мінімум бюджет проекту 100 000 євро), а також спроможність забезпечити необхідне самофінансування;
  • Проєкт відповідає цілям та принципам Політики розвитку Фінляндії (Linkki toiselle web-sivustolle.), зокрема темам конкурсу проєктів Фонду місцевого співробітництва 2024/2025, які зазначені в оголошенні;
  • Принаймні одна з наскрізних цілей політики розвитку Фінляндії стосується: гендерної рівності, недискримінації з акцентом на інтеграцію людей з інвалідністю, стійкості до зміни клімату, розвитку з низьким рівнем викидів та захисту навколишнього середовища з акцентом на збереженні біорізноманіття;
  • Основна мета проєкту, проєктна діяльність та очікувані результати чітко сформульовані;
  • Вказані чіткі індикатори для вимірювання результатів проєкту;
  • Визначені показники для вимірювання результатів проєкту;
  • Бюджет є реалістичним та прозорим. Перевищення бюджету буде негативно сприйматися в процесі оцінювання; самофінансування та його джерела (наприклад, членські внески, пожертви, партнерське фінансування) чітко визначені;
  • Визначено бенефіціарів проєкту та їхні потреби;
  • Проведений комплексний аналіз ризиків та визначені заходи щодо їх зменшення;
  • Роз’яснені очікувані довгострокові результати проєкту;
  • Врахована сталість проєктної діяльності;

 

Додаткова інформація

Посольство Фінляндії залишає за собою право прийняти або відхилити проєктні пропозиції згідно своїх преференцій та змін ситуації в країні.

Проєктна угода між Посольством Фінляндії та організацією повинна бути підписана уповноваженим представником організації - отримувача гранту. Підписання відбудеться в Києві у Посольстві Фінляндії, якщо інше не буде домовлено.

Отримувач гранту від Фонду несе відповідальність за виконання заходів, відповідно до грантової угоди та піклується про відповідне фінансове управління.

Після завершення проєкту організація має надати Посольству фінальний описовий та фінансовий звіти про реалізацію проєкту відповідно до плану проєкту та угоди.

Бюджет проєкту розраховується в євро та/або гривнях.

Угода буде укладена англійською мовою. Обсяг підтримки Посольства буде визначено в євро. Організації рекомендовано мати банківський рахунок в євро, на який Посольство буде переводити кошти.

Виплата гранту, як правило, здійснюється двома, або більше траншами (у разі тривалості проєкту понад 12 місяців):

• Перший транш (макс. 80%) – після підписання Угоди;

• Другий транш – після проміжного звіту (для проєктів тривалістю понад 12 місяців);

• Фінальний транш (10-20%) – після отримання та затвердження посольством фінального описового та фінансового звітів проєкту. Якщо одержувач фінансування від Фонду місцевого співробітництва відповідає за організацію аудиту проєкту, аудиторський звіт має бути поданий до посольства разом з фінальними звітами.

Зверніть увагу: Фінальний звіт повинен покривати 100% витрат проєкту. Це означає, що Організація має покрити всі витрати, що залишилися (10-20%) за рахунок власних ресурсів, перш ніж витрати будуть відшкодовані Посольством.

Посольство залишає за собою право перевіряти, або оцінювати будь-який з проєктів, що фінансується, у будь-який час. Організація, відповідальна за проєкт, повинна надати всю необхідну документацію для оцінки/ перевірки витрат проєкту.

Посольство проінформує всіх заявників про результати оцінювання після прийняття остаточних рішень щодо надання фінансування.