ФІНАНСУВАННЯ ПРОЄКТІВ ГРОМАДСЬКИХ ОРГАНІЗАЦІЙ

The Fund for Local Cooperation (FLC), administered by the Embassy of Finland, is looking for projects to be implemented in 2025-2027 by Ukrainian civil society organizations on the following topics aimed at supporting the resilience of Ukrainian society:

Empowering women and advancing gender equality in Ukraine (thematic area):

1A) promoting women’s rights and women’s full and effective participation in decision-making in public and economic life;

1B) strengthening gender equality, social inclusion, equal opportunities, as well as sexual and reproductive health and rights.

How to apply

Submission of project proposals:

Applicants are required to fill in:  Application form, Annex4 and Annex5 in English. The signed Application form should be accompanied with the following attachments:

  1. Annex1: Copy of the Organization’s state registration;
  2. Annex2: CV of the Organization’s financial manager;
  3.  Annex3: Copy of at least one recent audit report of a completed grant project or the latest audit of the organization;
  4. Annex4: CV of the Project Manager and other focal project staff (max 2 pages per person);
  5. Annex5: Budget form for the draft budget.

Please note that the maximum file size (Application + Annexes) should not exceed 5 Mb, all Annexes should be in one file and filled in English. All documents should be submitted together as one package.

Application is required to be submitted in a Word or PDF format, and Annexes are required to be submitted in PDF format only. Documents sent in an incorrect format will not be considered.

Unloadable files will not be considered.

Links to the files to be downloaded will not be considered.

Only proposals sent to [email protected]  will be considered.

Deadline for submitting the Project proposal is May 31, 2025, at 23:59 (GMT/UTC +2) to the e-mail address: [email protected] . Please indicate on the subject line "FLC" and the name of your organization.

Late applications will not be accepted.

Selection criteria

Compulsory criteria:

  • The applicant organization should have a genuine, credible domestic basis, national or community-based organization (non-governmental and non-profit), registered at least three years prior to the deadline of the call (May 31, 2025 or earlier), (registration form to be attached);
  • Clean audit report of a completed grant project or the latest audit of an organization (copy to be attached);
  • Proven experience in implementing projects with a budget of at least 50 000 euros and financial capacity to cover part of the project costs (annual reports for the previous 2 years to be submitted at the final evaluation stage for shortlisted candidates);
  • The organization has a professional financial management person (CV to be attached).

Failing to fulfil the compulsory criteria leads to automatic rejection of the project proposal.

Other criteria:

  • The applicant has experience and capacity to manage and implement large projects and has capacity to cover the required self-financing.
  • The project is in line with the Finnish development policy goals and principles  and the announced thematic focus of  the call;
  • At least one cross-cutting objective of the Finnish development policy is addressed: gender equality, non-discrimination with an emphasis on disability inclusion, climate resilience, low emission development and protection of the environment with an emphasis on safeguarding biodiversity;
  • The project's main purpose, activities and expected results are clearly articulated;
  • The project's objectives are realistic and clearly defined;
  • There are clear indicators specified to measure the project results, self-financing and its sources
    (e.g. membership fees, donations, partner funding) is clearly defined;
  • The beneficiaries of the project and their needs are defined;
  • A comprehensive risk analysis is in place and risk mitigation measures defined;
  • The expected long-term effects of the project are explicated;

  • Sustainability of the activities is considered.

One applicant can send only one project proposal. If the proposal is sent for any reason more than once before the deadline, only the latest submission will be considered while all previous versions will be deleted.

The shortlisted candidates may be requested to provide additional information.

The results of the selection process of the grantees are expected by the end of August 2025. All applicants will be informed on the decisions made.

Shortlisted applicants may be contacted for an interview, after which the final funding decisions will be made.

Selected applicants will be contacted for discussions before entering into agreement.  

Please make sure that your contact information is correct.

Schedule of the selection process is subject to force majeure reasons that may cause delays.

For more information and inquiries, please contact: [email protected]   We encourage you to contact the Embassy well before the deadline of the application period.

Funding information

The project needs to be in line with the goals and principles of the official development policy of Finland that aims at strengthening the rights of women and girls, sexual and reproductive health and rights, education, and climate action.

The total amount to be disbursed to the selected projects will be around 300 000 EUR, of which 5-10 % will be reserved for the Embassy’s monitoring activities of the funded projects. Maximum 3-4 projects will be selected for funding. The size of the grant for an individual project can vary depending on the proposal. The Embassy is expecting proposals from civil society organizations with proven experience in implementing projects and with a sufficient own financial capacity to cover part of the project costs.

The Embassy does not provide funding for projects where the Finnish FLC is the sole source of funding. Each organization needs to specify its own funding allocated to the proposed project (the required funding by the organization is 15 % of the total project costs, of which minimum 7.5 % has to be in money contribution and the rest can be covered by organization’s in-kind contribution.) For disability organizations the required total self-funding is 7.5 %.

An independent auditing of the project is required on completion of the project activities. The audit costs should be included in the original budget of a project unless otherwise instructed by the embassy.

A maximum of 10% of the project budget can be used for administrative costs related to the project.

The project proposed should have potential for real and measurable/verifiable results.

The Embassy gives preferential treatment to projects promoting the rights of vulnerable groups, such as: persons with disabilities, sexual and gender minorities.

Embassy would like to encourage eligible actors to form strategic collaboration with other civil society organizations, local authorities and private sector aiming at enhancing sustainability and effectiveness of the project.

The maximum project duration is 24 months.

Restrictions on the use of FLC

FLC funding cannot be granted:

- to an unregistered association or organization;
- to support the activities of a political party;
- for basic research;
- for single cultural events (that have no permanent impact);
- for charity;
- for humanitarian aid;
- in the form of a grant, scholarship or assistance for the applicant’s personal use;
- for purchasing land and real estate.

The Embassy of Finland underlines the importance of preparing a high-quality project proposal. 

The capacity and professionalism of the applicant should be reflected in the quality and clarity of the proposal. Prior experience of project implementation of relevant topics and the applicant’s financial management capacity will be considered.

The relevance and quality of the proposal are among the key selection criteria.

When selecting the proposals for funding, the Embassy also takes geographical balance of activities within Ukraine into consideration.

Project implementation and physical presence of the project team in Ukraine are required.

A CSO can be funded maximum for two subsequent calls. New funding cannot be given to organizations whose previous FLC project is still ongoing (submission or approval of the final report is pending).

Additional information

The Embassy of Finland reserves the right to accept or reject any project proposal based on their preferences and on changes in the situation within the country.

The recipient of the FLC is responsible for fulfilling the activities in line with the grant agreement and take care of an appropriate financial administration.

At the end of the project implementation, the organization shall provide the Embassy with full narrative and financial reports of the implementation of the project, in accordance with the project plan and the agreement as well as the audit report. 

Project budget should be calculated in Euros or UAH/Euros.

The agreement will be made in English and the support from the Embassy will be specified in Euros. It is recommended that the organization has an account in euros to which support from the Embassy will be transferred.

Payment of the grant is typically provided in two instalments (or more, in case of a project duration over 12 months):

1st instalment (max 80%) – after signing of the Agreement;

2nd instalment – after an Interim report (in case of a project over 12 months);

Final instalment (10-20%) – after the project’s Final narrative and financial reports are received and approved by the Embassy. If the recipient of the FLC is responsible for organizing the project audit, the audit report must be submitted to the embassy together with the final reports.

Please note: the Final report should cover 100% of the Project’s costs, and therefore, the Organization needs to cover all remaining expenses (10-20%) from its own resources before the costs will be reimbursed by the Embassy.

The Embassy reserves a right to audit or evaluate any of the projects it has funded at any time. The organization responsible for the project shall provide all necessary documentation available for evaluation / verification of the project costs.

 

У рамках підтримки стійкості українського суспільства, Фонд місцевого спвробітництва Посольства Фінляндії в Україні оголошує конкурс проєктних пропозицій від організацій громадянського суспільства на 2025/2027 за наступними темами: 

 Просування гендерної рівності та розширення прав і можливостей жінок:

1A) розширення прав жінок та їх всебічної та ефективної участі у процесі прийняття рішень у суспільному та економічному житті;

1B) забезпечення ґендерної рівності, соціальної інтеграції, рівних можливостей, а також сексуального та репродуктивного здоров'я і прав.

Як подати заявку

Заявникам необхідно заповнити англійською мовою: Аплікаційну форму, Додаток 4 та Додаток 5.

 Підписана аплікаційна форма повина супроводжуватися наступними додатками:

  1. Додаток1: Копія свідоцтва про державну реєстрацію організації;
  2. Додаток2: Резюме фінансового менеджера організації;
  3. Додаток3: Копія принаймні одного нещодавнього аудиторського звіту за завершеним грантовим проєктом або останнього аудиту організації;
  4. Додаток4: Резюме керівника проєкту та інших ключових учасників проєкту (максимум 2 сторінки на особу);
  5. Додаток5: Форма бюджету проєкту.

Будь ласка, зверніть увагу, що максимальний розмір файлу (заявка + додатки) не повинен перевищувати 5 Мб, всі додатки повинні бути в одному файлі і заповнені англійською мовою. Всі документи повинні бути надіслані разом, в одному пакеті.

Аплікаційну заявку можна подати у форматах Word та PDF. Додатки потрібно надіслати лише у форматі PDF.

Файли, які неможливо відкрити, не розглядаються.

Файли, які потрібно завантажувати за посиланнями, не розглядаються.

Розглядатимуться лише заявки, надіслані на електронну адресу [email protected] . У темі повідомлення необхідно вказати "FLC" та назву організації.

Кінцевий термін подання проєктних заявок - 31 травня 2025 року о 23: 59 (GMT / UTC +2) на електронну пошту Посольства: [email protected] . Пізні заявки будуть відхилені.

Заявник надсилає заявку лише один раз. У разі якщо заявка була надіслана декілька разів з будь-якої причини, лише остання заявка буде розглядатися, всі інші будуть видалені. 

Кандидатам, які пройшли відбір, може бути запропоновано надати додаткову інформацію, включаючи останній річний звіт та фінансову звітність.

Критерії відбору

Посольство Фінляндії підкреслює важливість підготовки якісної проєктної заявки.

Спроможність та професіоналізм заявника повинні бути відображені в якості та чіткості проєктної пропозиції. Попередній досвід реалізації проектів відповідної тематики та спроможність заявника управляти фінансами також будуть враховуватись.

Актуальність та якість пропозиції є одними з ключових критеріїв відбору.

Під час відбору проєктних заявок Посольство також враховує географічний баланс в межах України.

ГО може отримати фінансування протягом максимум двох років поспіль. Нове фінансування не може бути надано організаціям, попередній проєкт яких в рамках Фонду місцевого співробітництва ще триває (очікується подання або затвердження фінального звіту).

Обов’язковою умовою для надання гранту є реалізація проєкту на території України і фізична присутність проєктної команди в країні.

Обов'язкові критерії:

  • Організація-заявник повинна мати реальну, надійну національну основу, громадську організацію (неурядову та неприбуткову), зареєстровану щонайменше за три роки до кінцевої дати конкурсу (31.05.2025 або раніше), (реєстраційна форма додається)
  • Безумовно позитивний звіт завершеного грантового проєкту або останній аудит організації (копія додається)
  • Підтверджений досвід реалізації проектів з бюджетом не менше 50 000 євро та фінансова спроможність покрити частину проєктних витрат (річні звіти за попередні 2 роки, які мають бути подані на заключному етапі оцінування для кандидатів, які пройшли відбір)
  • Організація має професійного фінансового менеджера (резюме додається)

Невиконання обов'язкових критеріїв призводить до автоматичного відхилення проєктної пропозиції.

Інші критерії:

  • Заявник має досвід та спроможність керувати та реалізовувати грантові проєкти, а також спроможність забезпечити необхідне самофінансування;
  • Проєкт відповідає цілям та принципам офіційної політики розвитку Фінляндії , зокрема темам конкурсу проєктів Фонду місцевого співробітництва 2025/2027, які зазначені в оголошенні;
  • Принаймні одна з наскрізних цілей політики розвитку Фінляндії  стосується: гендерної рівності, недискримінації з акцентом на інтеграцію людей з інвалідністю, стійкості до зміни клімату, розвитку з низьким рівнем викидів та захисту навколишнього середовища з акцентом на збереженні біорізноманіття;
  • Основна мета проєкту, проєктна діяльність та очікувані результати чітко сформульовані;
  • Вказані чіткі індикатори для вимірювання результатів проєкту;
  • Визначені показники для вимірювання результатів проєкту;
  • Бюджет є реалістичним та прозорим. Перевищення бюджету буде негативно сприйматися в процесі оцінювання; самофінансування та його джерела (наприклад, членські внески, пожертви, партнерське фінансування) чітко визначені;
  • Визначено бенефіціарів проєкту та їхні потреби;
  • Проведений комплексний аналіз ризиків та визначені заходи щодо їх зменшення;
  • Роз’яснені очікувані довгострокові результати проєкту;
  • Врахована сталість проєктної діяльності;

Результати конкурсу грантових пропозицій очікуються в серпні 2025 року. Усі заявники будуть поінформовані про результати конкурсу.

Кандидати, які пройшли відбір, можуть бути запрошені на співбесіду, після якої буде прийнято остаточне рішення про фінансування.

З відібраними заявниками зв'яжуться для обговорення перед укладенням угоди. 

Будь ласка, переконайтеся, що ваша контактна інформація є правильною.

Процес відбору проєктних пропозицій є предметом форс-мажорних обставин, які можуть призвести до затримок.

У разі виникнення додаткових питань, будь ласка, пишіть на електронну пошту: [email protected] .

Проєкт повинен відповідати цілям та принципам офіційної політики розвитку Фінляндії, яка націлена на зміцнення прав жінок і дівчат, сексуального та репродуктивного здоров'я, освіти та кліматичних дій.

Загальний бюджет Фонду цьогоріч складатиме близько 300 000 євро. 5-10% з цієї суми будуть зарезервовані для діяльності Посольства з моніторингу проєктів, яким буде надано фінансування. Максимум 3-4 проєкти будуть відібрані для отримання фінансування. Обсяг фінансування кожного проєкту буде розглядатись в індивідуальному порядку. Посольство очікує на проєкти від громадських організацій, які мають підтверджений досвід реалізації грантових проєктів та достатні фінансові ресурси для покриття частини витрат за проєктом.

Посольство не надає підтримку проєктам, які передбачають фінансування виключно за рахунок Фонду місцевого співробітництва. Кожна організація повинна вказати власний обсяг фінансування, що виділяється на запропонований проєкт (необхідне фінансування з боку організації становить 15% від загальної вартості проєкту, з яких мінімум 7,5% має бути грошовим внеском, а решта може бути покрита внеском організації в натуральній формі). Для організацій людей з інвалідністю необхідний загальний обсяг самофінансування становить 7,5 %.

Слід зазначити, що проведення незалежного аудиту є обов’яковим після завершення проєктної діяльності. Витрати на аудит мають бути включені до бюджету проєкту, якщо посольство не надасть інших вказівок.

Максимум 10% бюджету проєкту може бути використано для покриття адміністративних витрат, пов’язаних з проєктом.

Запропонований проєкт повинен передбачати реальні та вимірні результати.

Посольство прагне профінансувати принаймні один проєкт, спрямований на підтримку прав пріоритетних груп в рамках політики розвитку Фінляндії (так званих уразливих груп), таких як люди з обмеженими можливостями, сексуальні та гендерні меншини.

Посольство заохочує заявників до стратегічної співпраці з іншими організаціями громадянського суспільства, місцевими органами влади та приватним сектором з метою забезпечення сталих та ефективних результатів проєкту.

Максимальна тривалість проєкту може складати два роки.

Обмеження щодо фінансування Фондом Місцевого Співробітництва

Фінансування Фондом Місцевого Співробітництва не може бути надане:

- незареєстрованій асоціації чи організації;

- з метою підтримки діяльності політичної партії;

- для фундаментальних досліджень;

- для поодиноких культурних заходів (які не мають довгострокового ефекту);

- на благодійність;

- на гуманітарну допомогу;

- у формі гранту, стипендії чи допомоги для особистого використання заявником;

- для купівлі землі та нерухомості.

 

Додаткова інформація

Посольство Фінляндії залишає за собою право прийняти або відхилити проєктні пропозиції згідно своїх преференцій та змін ситуації в країні.

Проєктна угода між Посольством Фінляндії та організацією повинна бути підписана уповноваженим представником організації - отримувача гранту. Підписання відбудеться в Києві у Посольстві Фінляндії, якщо інше не буде домовлено.

Отримувач гранту від Фонду несе відповідальність за виконання заходів, відповідно до грантової угоди та піклується про відповідне фінансове управління.

Після завершення проєкту організація має надати Посольству фінальний описовий та фінансовий звіти про реалізацію проєкту відповідно до плана проєкту та угоди, а також аудиторський звіт.

Бюджет проєкту розраховується в євро або гривні/євро.

Угода буде укладена англійською мовою. Обсяг підтримки Посольства буде визначено в євро. Організації рекомендовано мати банківський рахунок в євро, на який Посольство буде переводити кошти.

Виплата гранту, як правило, здійснюється двома, або більше траншами (у разі тривалості проєкту понад 12 місяців):

• Перший транш (макс. 80%) – після підписання Угоди;

• Другий транш – після проміжного звіту (для проєктів тривалістю понад 12 місяців);

• Фінальний транш (10-20%) – після отримання та затвердження посольством фінального описового та фінансового звітів проєкту. Якщо одержувач фінансування від Фонду місцевого співробітництва відповідає за організацію аудиту проєкту, аудиторський звіт має бути поданий до посольства разом з фінальними звітами.

Зверніть увагу: Фінальний звіт повинен покривати 100% витрат проєкту. Це означає, що Організація має покрити всі витрати, що залишилися (10-20%) за рахунок власних ресурсів, перш ніж витрати будуть відшкодовані Посольством.

Посольство залишає за собою право перевіряти, або оцінювати будь-який з проєктів, що фінансується, у будь-який час. Організація, відповідальна за проєкт, повинна надати всю необхідну документацію для оцінки/ перевірки витрат проєкту.