Asiakirjan laillistaminen ulkomailla
Suomessa käytettäväksi tarkoitetut ulkomaanviranomaisen antamat asiakirjat ja todistukset on laillistettava. Laillistaminen tapahtuu maassa, joka on asiakirjan antanut.
Jotta ulkomailla (paitsi Pohjoismaissa) laadittu ulkomaan viranomaisen antama asiakirja saisi tarkoitetun oikeusvaikutuksensa Suomessa, on asiakirja laillistettava eli legalisoitava. Lähtökohtaisesti Suomen edustusto ao. maassa voi legalisoida toimipiirinsä ulkoministeriön asiakirjan tai ulkoministeriön antaman todistuksen.
Asiakirjan laillistamisella varmistetaan se, että asiakirjan antaneen maan viranomaisella on toimivalta antaa kyseinen todistus asianomaisessa maassa.
Haagin yleissopimus: laillistus Apostille-todistuksella
Asiakirja varmennetaan niin sanotulla Apostille-todistuksella, jos maa on liittynyt Haagin yleissopimukseen vuodelta 1961. Lisätietoja Apostille-todistuksista ja niitä myöntävistä viranomaisista löydät verkkosivulta http://www.hcch.net/(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan).
EU:n alueella sovelletaan 16. helmikuuta 2019 lukien asetusta(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan), jonka mukaan EU-jäsenvaltion antamat tietyt yleiset asiakirjat(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan) on hyväksyttävä ilman apostille-todistusta.
Muiden maiden asiakirjojen laillistus
Jos asiakirja on myönnetty maassa, joka ei kuulu Haagin Apostille-sopimuksen piiriin, laillistus tapahtuu näin:
- Asiakirjan myöntäneen maan ulkoministeriö laillistaa sen oikean viranomaisen antamaksi.
- Maassa toimivaltainen Suomen edustusto laillistaa asiakirjan liittämällä siihen todistuksen kyseisen maan ulkoministeriön virkamiehen oikeudesta antaa tällaisia todistuksia.