Virkatodistus- ja osoitetiedustelut 

Puolassa ei ole käytössä virkatodistukseen verrattavissa olevaa yleisluontoista todistusta, vaan kolme erillistä todistusta: syntymätodistus (akt urodzenia), vihkitodistus (akt małżeństwa) ja kuolintodistus (akt zgonu).  Todistuksia tulee pyytää paikalliselta rekisteriviranomaiselta (Urząd Stanu Cywilnego, USC) joko kirjeitse tai toimipisteessä asioimalla. Todistuksista on saatavilla myös monikielinen versio (wielojęzyczny odpis). Todistuksia pyydetään täyttämällä hakemuslomake, jonka saa kyseisen kunnan tai kaupungin rekisteriviranomaisen toimipisteestä tai verkkosivulta. Lomake tulee täyttää puolaksi. Yhden todistuksen myöntäminen maksaa 22-33 PLN; tietyissä tapauksissa todistuksen saa maksutta.

Kolmannen osapuolen todistuksia pyydettäessä tietojen välittämistä anovan tahon (edunsaajan) tulee todistaa, että hänellä on oikeudellinen intressi tietojen saamiseen. Oikeudellinen intressi tulee osoittaa auktorisoidun/laillistetun kääntäjän puolan kielelle kääntämien asiakirjojen avulla.

Lisätietoja todistusten hakuprosessista löytyy Puolan sisäministeriön verkkosivuilta (sivusto vain puolaksi). Lähintä rekisteriviranomaista voi etsiä täältä.

Henkilötietoja voi tiedustella myös Puolan keskusrekisteristä (Rejestr PESEL). Keskusrekisteristä on mahdollista saada muun muassa henkilön syntymää, kuolemaa, siviilisäätyä (avioliittoa ja avioeroa), sekä vakituista ja tilapäistä asuinpaikkaa koskevia tietoja. Lisätietoja keskusrekisterin sisältämästä tiedoista löytyy Puolan sisäministeriön verkkosivuilta.

Hakemuslomake (nimellä "Wniosek o udostępnienie danych") löytyy sivulta www.cpd.msw.gov.pl, kohdasta "Udostępnianie danych" (suom. Tietojen välitys), Lomake tulee täyttää puolaksi, sillä Puolan perustuslaillisten valtionelinten virallinen kieli on puola.

Tietojen välittämisestä peritään 31 Puolan zlotyn (31,00 PLN) suuruinen maksu jokaista haettua henkilöä kohti. Yllä mainittu maksu tehdään Puolan sisäministeriön asiakirjojen personointikeskuksen (puol. Centrum Personalizacji Dokumentów MSW) pankkitilille. Tilitiedot löytyvät täältäHakemuslomakkeeseen tulee liittää alkuperäinen (tai selkeä kopio) todistus suoritetusta tilinsiirrosta.

 

Kolmannen osapuolen todistuksia pyydettäessä tietojen välittämistä anovan tahon (edunsaajan) tulee todistaa hakemuksen yhteydessä, että hänellä on oikeudellinen intressi tietojen saamiseen. Oikeudellinen intressi tulee osoittaa auktorisoidun/laillistetun kääntäjän puolan kielelle kääntämien asiakirjojen avulla. Esimerkiksi haettaessa virkatodistusta perinnönjakoa varten, Puolan viranomaisten mukaan tiedoista hyötyvä taho ei ole valtion elin, vaan luonnollinen henkilö, joka toimii omissa nimissään. Tällöin edunsaajan tulee itse anoa tietojen saamista Puolan sisäministeriön ylläpitämästä keskusrekisteristä.

 

Huom! Puolan keskusrekisterin (PESEL-rekisterin) rakenteesta johtuen rekisteriin merkitään jokaisen henkilön kohdalle esimerkiksi tiedot vanhemmista ja mahdollisesta puolisosta, mutta ei lapsista. Näin ollen esim. perunkirjoitusta varten ei ole mahdollista saada todistusta, josta kävisivät ilmi henkilön jälkeläiset.

Edustustot hoitavat toukokuun alusta lukien osoite- ja virkatodistuksia koskevia tiedusteluja ainoastaan erityisestä syystä. Sellainen on esimerkiksi tilanne, jossa kyseisen maan viranomainen ei anna tietoa muille kuin diplomaattisille edustajille.

Laki konsulipalvelulain muuttamisesta 12.2.2019 (174/2019)