Virkatodistus- ja osoitetiedustelut 

Syntymä-, vihki- ja kuolintodistukset

Puolassa on virkatodistuksen sijaan käytössä kolme erillistä todistusta: syntymätodistus (akt urodzenia), vihkitodistus (akt małżeństwa) ja kuolintodistus (akt zgonu). Todistuksia tulee pyytää paikalliselta rekisteriviranomaiselta (Urząd Stanu Cywilnego, USC) joko kirjeitse tai toimipisteessä asioimalla. Puolaksi täytettävän hakulomakkeen saa toimipisteestä tai verkkosivulta. Yksi todistus maksaa PLN 22,00-33,00; joissain tapauksissa todistus on maksuton. Todistuksista on saatavilla myös monikielinen versio (wielojęzyczny odpis).

Edunsaajan tulee todistaa, että hänellä on oikeudellinen intressi tietojen saamiseen auktorisoidun tai laillistetun kääntäjän puolaksi kääntämien asiakirjojen avulla.

Lisätietoja todistusten hakuprosessista löytyy Puolan sisäministeriön verkkosivuilta (vain puolaksi). Lähimmän rekisteriviranomaisen haku.

Haettaessa esimerkiksi virkatodistusta perinnönjakoa varten tiedoista hyötyvä taho ei ole valtion elin, vaan luonnollinen henkilö, joka toimii omissa nimissään. Tällöin edunsaajan tulee itse pyytää tietoja Puolan sisäministeriön ylläpitämästä keskusrekisteristä.

Huom! Puolan keskusrekisteriin (PESEL) merkitään jokaisen henkilön kohdalle esimerkiksi tiedot vanhemmista ja mahdollisesta puolisosta, mutta ei lapsista. Näin ollen esim. perunkirjoitusta varten ei ole mahdollista saada todistusta, josta kävisivät ilmi henkilön jälkeläiset.

Osoitetiedustelut

PESEL-rekisteristä löytyviä tietoja (esim. osoitetiedot) voi tiedustella kaupunginvirastojen kautta (Urząd Miasta; asiasta vastaava osasto on yleensä nimeltään Wydział Spraw Obywatelskich tai vastaava).

Tarkat hakuohjeet, tietojen hakemuslomake sekä maksuohjeet löytyvät kunkin kaupunginviraston verkkosivuilta kohdasta ”Udostępnienie danych jednostkowych z rejestru mieszkańców/rejestru PESEL.”

Esimerkkinä Varsovan kaupungin ohjeistus ja tiedonhakulomake. Puolaksi täytetyn lomakkeen liitteineen voi toimittaa kaupunginvirastoon henkilökohtaisesti tai postitse.

***

Edustustot hoitavat toukokuun alusta lukien osoite- ja virkatodistuksia koskevia tiedusteluja ainoastaan erityisestä syystä. Sellainen on esimerkiksi tilanne, jossa kyseisen maan viranomainen ei anna tietoa muille kuin diplomaattisille edustajille.

Laki konsulipalvelulain muuttamisesta 12.2.2019 (174/2019)