Viseringscentral ger kunderna snabba visum i Kiev
Finlands andra viseringscentral öppnades officiellt i Kiev i oktober. Centralen har som uppgift att handleda de sökande i ansökningsfrågor, att ta emot ansökningar och att ge sökanden det färdiga beslutet. Ambassaden behandlar fortfarande ansökningarna och fattar viseringsbesluten.
Tack vare viseringscentralen får kunderna snabbare och bättre service. För verksamheten vid den finländska viseringscentralen svarar VFS Global, som har flera års erfarenhet av liknande verksamhet med olika länders beskickningar. Ambassaden i Kiev hoppas att kunderna ska hitta viseringscentralen, vars tjänster fått ett positivt mottagande även vid den finländska viseringscentralen i Moskva, som öppnades i juni.
Viseringscentralen i Kiev öppnade officiellt i mitten av oktober. Finlands första kund var då en resebyrårepresentant, som kom med de anställdas visumansökningar. Ambassadör Michelsson uppvaktade kunden med blåvita blommor och den förbryllade kunden fick dessutom finländsk choklad. Efter att ha återhämtat sig berömde resebyrårepresentanten centralens tjänster.
”Nu har viseringscentralen varit öppen i drygt två veckor och vi på ambassaden är mycket nöjda med centralens verksamhet. Särskilt glada är vi över kundernas positiva kommentarer. Behandlingen av deras ärenden har blivit snabbare och väntetiden är minimal”, säger ambassadören i Kiev Christer Michelsson. ”En sak som förbättrat behandlingen är också att vi tagit i bruk en elektronisk blankett för visumansökningar. Det har gjort arbetet enklare och snabbare för tjänstemännen som fattar besluten. En annan förbättring är beskickningens telefonväxel, som tidigare varit väldigt överbelastad. Nu tror vi att kunderna når oss bättre”, konstaterar Michelsson belåtet. Nu kan kunden också för en extra kostnad välja en kurirtjänst som levererar passet och det färdiga viseringsbeslutet till exempel direkt till hemadressen. Efter att ha lämnat in ansökan kan kunden på internet följa hur ansökan framskrider. Den som saknar passfoto kan dessutom bli fotograferad i centralen.
Ambassaden i Kiev har arbetat hårt för att öppna viseringscentralen. Erfarenheterna från Moskva och hjälpen från alla inblandade i projektet har varit ovärderliga. För utrikesministeriets del ansvarar projektchef Katja-Marika Puittinen för hela projektet. ”Den första tiden har gått ut på att både ambassaden och viseringscentralen lärt sig nya verksamhetssätt och -modeller. Vi försöker hitta den bästa praxisen som är smidig och flexibel för både ambassaden och centralen och som sparar bådas tid. Att omsätta de nya arbetsformerna i praktiken och att finslipa dem har krävt extra tid och ansträngningar av ambassaden och dess personal. Som projektchef med ansvar för projektet är jag både glad och stolt över deras arbete!”
Även samarbetet med partnern VFS Global har gått väl. ”Samarbetet har fungerat på alla nivåer från de anställda i viseringscentralen till företagets högsta ledning”, betonar Puittinen. Viseringscentralen har nu öppnat, men ambassadens arbete pågår.
Närmare upplysningar:
- Finlands ambassad i Kiev (avautuu uuteen ikkunaan)
- Viseringscentralen(Linkki toiselle web-sivustolle.) (avautuu uuteen ikkunaan)