Asiakirjan laillistaminen

Nämä ohjeet koskevat Nigerian ja muiden Länsi-Afrikan maiden viranomaisten myöntämien asiakirjojen laillistamista (esimerkiksi syntymä-, vihki- ja esteettömyystodistukset). 

Suomen viranomaiset eivät  hyväksy muiden Pohjoismaiden edustustoissa tehtyä laillistamista Länsi-Afrikan viranomaisten laatimiin asiakirjoihin.

Suurlähetystö voi laillistaa ainoastaan asiakirjoja, jotka on ensin laillistettu asiakirjan myöntäneen maan ulkoministeriössä ja joiden sisältö on sen jälkeen varmennettu VFS Globalilla.

Kaikki alkuperäiset asiakirjat tulee ensin laillistaa (legalisoida) ulkoministeriössä siinä maassa, missä asiakirja on myönnetty. Laillistusmerkintä on joko asiakirjaan suoraan merkitty tai kokonaan eri paperissa oleva ulkoministeriön virkamiehen allekirjoitus ja ulkoministeriön leima.

Sen jälkeen voit lähettää sähköpostitse laillistuspyynnön Suomen suurlähetystöön Abujassa, Nigeriassa ([email protected]).

Vaihe I – asiakirjojen tarkastus

Sähköpostilla lähetettävään laillistamispyyntöön tulee liittää seuraavat tiedot:

  1. Kopio passin tietosivusta (kaikki osapuolet – avioliittotodistusta legalisoitaessa molemmat puolisot, syntymätodistuksia legalisoitaessa lapset & vanhemmat ja esteettömyystodistuksia legalisoitaessa sulhanen & morsian).
  2. Jos kyseessä on alaikäinen lapsi, vaaditaan lapsen kotimaassa olevalta vanhemmalta suostumuskirje asiakirjan laillistamiseen
  3. Jos naispuolisella puolisolla on avioliiton solmimisen jälkeen uudessa passissa aviopuolison sukunimi ja avioliittotodistuksessa entinen sukunimi, tulee hänen liittää mukaan kopio virallisesta nimenmuutosasiakirjasta kotimaansa virallisen käytännön mukaisesti.
  4. Skannattu kopio mahdollisesta oleskeluluvasta
  5. Kopio laillistettavasta asiakirjasta, joka on laillistettu asiakirjan antaneen maan ulkoministeriössä. Asiakirjassa tulee selvästi näkyä viranomaisleimat ja allekirjoitukset. Alkuperäisten asiakirjojen tulee olla laillistettuja asiakirjan myöntäjävaltion ulkoministeriössä.
  6. Palautusosoite ja saajan nimi, mikäli vastanottaja on eri henkilö kuin sähköpostin lähettäjä
  7. Saatekirje, josta selviää laillistamisen käyttötarkoitus

Huom! Lähetä kaikki viestit  samasta sähköpostiosoitteesta ja kaikki liitteet PDF-muodossa.

Vaihe II – laillistamismaksujen maksaminen

Perimme asiakirjan laillistamisesta palveluhinnaston mukaisen maksun. Asiakirjan laillistaminen maksaa 30 €/asiakirja, ja asiakirjojen palautuksesta peritään postimaksuna 10,50 €/lähetys.

Kun olemme hyväksyneet asiakirjan laillistettavaksi, lähetämme ohjeet laillistamismaksun maksamisesta. Maksuohjeesta näkyy suurlähetystön tilinumero pankkiyhteyksineen sekä maksettava loppusumma. Laillistamismaksua ei tule maksaa ennen kuin olet saanut edustustolta maksuohjeet.

Kun olet hoitanut maksun, lähetä maksukuitti suurlähetystölle todisteeksi maksun suorittamisesta.

Vaihe III – verifiointi

Kaikki laillistettavat asiakirjat on ennen laillistamista lähetettävä VFS Globalille verifioitavaksi. Kun laillistamismaksu näkyy edustuston tilillä, lähettää suurlähetystö asiakkaalle sähköpostilla ohjeet alkuperäisten asiakirjojen toimittamisesta VFS Globalille. Näiden alkuperäisten asiakirjojen tulee olla samat, joista asiakas on lähettänyt kopiot edustustolle sähköpostilla prosessin alkaessa.

VFS Global tutkii ja varmistaa (verifiointi) asiakirjan alkuperän. VFS Global laskuttaa asiakasta palveluistaan oman hinnastonsa mukaisesti. Hinnasto ja maksuohjeet löytyvät VFS Globalin verkkosivuilta. Asiakas vastaa kaikista palvelumaksuista.

VFS Globalin työskentely on itsenäistä ja riippumatonta. Suurlähetystö ei voi vaikuttaa verifiointiprosessiin eikä heidän palvelumaksuihinsa.

Vaihe IV – laillistaminen

VFS toimittaa edustustolle verifiointiraportin ja asiakirjat voidaan laillistaa, jos raportti on myönteinen. Prosessin päätteeksi suurlähetystö lähettää laillistetut asiakirjat Suomeen asiakkaan kotiosoitteeseen kirjattuna kirjeenä.

Ohje koskee Länsi-Afrikan maita: Benin, Burkina Faso, Gabon, Gambia, Ghana, Guinea, Kamerun, Keski-Afrikan tasavalta, Kongon tasavalta, Liberia, Norsunluurannikko, Mali, Niger, Nigeria,  Päiväntasaajan Guinea, Senegal, Sierra Leone, Togo, Tšad.